Das papierlose Büro: Mit der richtigen Software muss der Wunsch keine Utopie bleiben

Papierloses Büro Software
Millionen Blatt Papier werden an jedem Tag verarbeitet. Eine Belastung für die Umwelt – ebenso aber ein hoher Kostenfaktor für die Anwender. Ganz zu schweigen von dem Anspruch, dass die Dokumente in den Amtsstuben und Unternehmen ja auch archiviert werden müssen.

Als Alternative zu den Massen an Papier, die in den Unternehmen verarbeitet werden, bietet sich für ein papierloses Büro eine Software an.

Ein papierloses Büro – was ist das eigentlich?

Der technische Fortschritt hat ein atemberaubendes Tempo erreicht. Längst vereinfacht er in unterschiedlichen Bereichen die Arbeit der Menschen. Auch im Büro lassen sich seine Wirkungen immer häufiger erkennen: Kaum ein Schreibtisch ist noch vorhanden, auf dem kein Computer steht. Die Angestellten verfügen meist über einen Zugang zu Scannern und Druckern – die Digitalisierung beansprucht im Arbeitsalltag eine wichtige Rolle. Demgegenüber verschwindet manches, das bislang als fester Bestandteil des Jobs angesehen wurde. Das gilt etwa für die hier verarbeiteten Mengen an Papier. Viele Dokumente, die noch vor wenigen Jahren in mehrfacher Ausführung ausgedruckt, verschickt und archiviert wurden, liegen heute lediglich einmal in Papierform vor – werden darüber hinaus aber digitalisiert bereitgestellt. Das papierlose Büro nimmt also langsam Gestalt an. Doch worauf ist bei dessen Einrichtung eigentlich zu achten und gibt es eine Software für ein papierloses Büro?

Die Hardware legt die Grundlage

Zugegeben, es wird noch viele Jahre dauern, ehe ein gänzlicher Verzicht auf das Papier realistisch erwogen werden darf. Dennoch gehen Behörden, Unternehmen und immer mehr Privatpersonen dazu über, ihre Korrespondenz per Mail, über Chatprogramme oder mittels eines Messengers zu verschicken. Aber natürlich ist davon auszugehen, dass insbesondere wichtige Briefe und Dokumente weiterhin auf Papier gedruckt versandt werden. Oft gibt es dazu keine Alternative. Zu denken wäre an Urkunden und Vertragswerke, die zur Sicherheit aller Beteiligten wenigstens einmal in physischer Form vorliegen sollten, um so auch an Rechtskraft zu gewinnen. Doch selbst sie erlauben eine Digitalisierung – und somit eine weitere Bearbeitung und eine Archivierung am Computer. Man benötigt dafür nicht viel. Lediglich ein guter Scanner und ein Drucker dürfen in einem papierlosen Büro nicht fehlen. Die Anschaffungskosten dafür halten sich in engen Grenzen: Für wenig Geld kann viel Qualität erworben werden.

Erste Kriterien für die benötigte Software für ein papierloses Büro 

Deutlich komplexer fällt dagegen die Antwort auf die Frage aus, welche Programme denn eigentlich erworben werden müssen, um Dokumente am Computer zu bearbeiten. Grundlegend sollte man dabei auf eine Software für ein papierloses Büro achten, die sich einfach und schnell bedienen lässt, die über eine Texterkennung verfügt, die eine Verbindung zu Scannern und Druckern herstellen kann und die somit eine Automatisierung aller Arbeitsabläufe gewährleistet. Mehr noch: Man benötigt Lösungen, die idealerweise nicht nur die Verwendung im Büro erlauben – sondern die auch ein Öffnen wichtiger Dokumente daheim ermöglichen. Denn die Nutzung über das Smartphone oder das Tablet gewinnt an Bedeutung. Auf die Software für ein papierloses Büro muss somit firmenintern und über das Internet zugegriffen werden können. Und das alles mit einem maximalen Anspruch an die Sicherheit der digitalen Schriftstücke sowie an den Datenschutz. Klingt zunächst kompliziert, aber das Ziel ist erreichbar.

An der Texterkennung führt kein Weg vorbei

Doch aus dem Heimgebrauch kennen viele Anwender das Problem: Zwar können sie einen wichtigen Amtsbrief einscannen – auf dem Computer wird er aber lediglich wie ein Foto dargestellt. Eine wirkliche Weiterverarbeitung des Textes ist im Regelfall nicht möglich. Für die gewerbliche Nutzung ist es daher wichtig, eine Software für papierloses Büro zu verwenden, die das geschriebene Wort auch erkennt und die eine Einbindung des Dokumentes in die verwendeten Textbearbeitungsprogramme erlaubt. Das ist die Grundlage, um das Schreiben digital zu verändern und eine persönliche Signatur einzufügen. Weitergehend kann übrigens auch über eine optische Zeichenerkennung nachgedacht werden. Dabei handelt es sich um die Fähigkeit der Software für ein papierloses Büro, kleinste Bestandteile eines digitalen Dokumentes aufzuspüren. Das ist immer dann wichtig, wenn man in einer großen Datenbank ein einzelnes Schriftstück finden möchte, dessen Name aber nicht mehr bekannt ist.

Papierloses Büro Software: Weitere Lösungen sind notwendig

Gerade in großen Unternehmen wird ein Dokument oftmals aber nicht nur von einer Person geöffnet. Vielmehr besitzen Kollegen in unterschiedlichen Abteilungen darauf einen Zugriff. Und das nicht selten im selben Augenblick. Die Software für ein papierloses Büro muss daher so konzipiert sein, dass sie eine Bearbeitung in Echtzeit erlaubt. Ebenso ist über das Integrieren des Schriftstückes in eine Cloud nachzudenken. Damit kann man das Schreiben diversen Anwendern zur Verfügung stellen. Zu denken wäre an Konzerne, die weltweit eigene Filialen betreiben – schon ein simpler Mausklick lädt das Dokument in die Cloud, von wo man es zu jeder Zeit und von jedem Ort aus bearbeiten kann. Das papierlose Büro mag auch angesichts solcher Gedanken noch etwas utopisch klingen. Dennoch intensivieren gegenwärtig viele Unternehmen die Planungen dazu. Ein Schritt, der zu mehr Effizienz der täglichen Arbeit führt – und der die Umwelt schont.

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