Grenzlotsen GmbH: Warum Unternehmen Zollrisiken frühzeitig erkennen sollten

Solange der Warenverkehr reibungslos funktioniert, sehen viele Unternehmen wenig Anlass, ihre Zollorganisation grundsätzlich zu hinterfragen. Schließlich werden Importe und Exporte abgewickelt, ohne dass im Tagesgeschäft größere Probleme auffallen. Wie belastbar die dahinterliegenden Prozesse tatsächlich sind, zeigt sich jedoch häufig erst, wenn eine Prüfungsanordnung eingeht. Dann müssen Unterlagen kurzfristig bereitgestellt, frühere Entscheidungen nachvollzogen und offene Vorgänge gegenüber der Behörde erklärt werden. Fehlt es an einer sauberen Dokumentation, klaren Verantwortlichkeiten oder verlässlichen Daten, entsteht schnell erheblicher interner Aufwand. „Besonders unangenehm wird es, wenn Unternehmen plötzlich Vorgänge erklären müssen, die Jahre zurückliegen, und niemand mehr genau weiß, warum damals so entschieden wurde. Dann stehen nicht nur mögliche Nachzahlungen im Raum, sondern auch erheblicher Druck auf die verantwortlichen Mitarbeiter“, erklärt Janine Lampprecht, Geschäftsführerin der Grenzlotsen GmbH.

„Unternehmen sollten nicht darauf warten, dass eine Zollprüfung ihre Schwachstellen sichtbar macht. Stattdessen gilt es, die eigenen Prozesse regelmäßig zu überprüfen, Risiken anhand belastbarer Daten zu erkennen und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen“, erklärt Janine Lampprecht.

Mit der Grenzlotsen GmbH unterstützt sie Unternehmen dabei, genau diese Transparenz herzustellen. Dafür untersucht ihr Team unter anderem Import- und Exportvorgänge, Stammdaten, Bewilligungen, Exportkontrolle und interne Abläufe mithilfe von Audits, Datenanalysen und Prozessprüfungen. So lassen sich Schwachstellen erkennen und beheben, solange noch Zeit für Korrekturen bleibt. Zoll betrachtet Janine Lampprecht dabei nicht als reine Sachbearbeiter- oder Behördenaufgabe, sondern als unternehmerisches Steuerungsthema mit Auswirkungen auf Kosten, Rechtssicherheit und Lieferketten.

Kleine Fehler, große Folgen: Was eine Zollprüfung sichtbar macht

Zollprobleme gehen selten auf einen einzigen gravierenden Fehler zurück. Häufig entwickeln sie sich aus kleineren Unstimmigkeiten, die über längere Zeit bestehen bleiben und sich auf unterschiedliche Bereiche auswirken können. Eine falsch hinterlegte Zolltarifnummer beeinflusst beispielsweise nicht nur den Zollsatz, sondern kann auch für Verbote, Beschränkungen oder Genehmigungspflichten relevant sein. Ähnlich verhält es sich bei Präferenzvorteilen: Werden Waren zollbegünstigt behandelt, muss nachvollziehbar sein, auf welcher Grundlage diese Entscheidung getroffen wurde. Fehlen dafür Ursprungserklärungen, Lieferantennachweise oder interne Prüfentscheidungen, kann die Vergünstigung im Prüfungsfall zum Problem werden. Weitere Risiken entstehen bei Importen durch fehlerhafte Zollwerte, Codierungen oder Stammdaten und bei Exporten durch unzureichende Prüfungen von Empfängern, Zielländern, Gütereigenschaften oder Verwendungszwecken.

„Bei einer Zollprüfung zählt nicht nur, welches Ergebnis am Ende in der Anmeldung steht. Unternehmen müssen auch zeigen können, wie sie zu diesem Ergebnis gekommen sind“, erklärt Janine Lampprecht. Das gilt auch für Vorgänge, die über Jahre ohne erkennbare Schwierigkeiten abgewickelt wurden. Werden beispielsweise zollrechtliche Bewilligungen genutzt, müssen die damit verbundenen Auflagen, Fristen und Nutzungsvoraussetzungen laufend überwacht werden. Auch bei Präferenzen oder exportkontrollrechtlichen Prüfungen reicht es nicht aus, lediglich das jeweilige Ergebnis festzuhalten. Fehlen die erforderlichen Nachweise, können selbst bislang unauffällige Vorgänge im Rahmen einer Prüfung zu Beanstandungen führen.

Grenzlotsen GmbH: Was Unternehmensdaten über Schwächen in Zollprozessen verraten

Ob hinter einzelnen Fehlern größere Schwächen im Zollprozess stecken, lässt sich oft schon anhand der vorhandenen Unternehmensdaten erkennen. Einen guten Ausgangspunkt bieten die Bewegungsdaten aus dem elektronischen Zollanmeldesystem ATLAS, denn sie zeigen, welche Import- und Exportanmeldungen tatsächlich abgegeben wurden. Diese Informationen können mit den Daten aus dem ERP-System abgeglichen werden, etwa zu Artikeln, Lieferanten, Kunden, Rechnungen und Warenbewegungen. So wird sichtbar, welche Vorgänge tatsächlich stattgefunden haben und auf welchen Informationen die jeweilige Zollabwicklung beruhte.

Besonders wichtig sind dabei verlässliche Stammdaten. Sind etwa Zolltarifnummern, Ursprungsangaben oder Lieferanteninformationen fehlerhaft oder unvollständig hinterlegt, kann sich derselbe Fehler auf zahlreiche Zollvorgänge auswirken. Auch häufige Korrekturen, manuelle Nacharbeiten oder wiederkehrende Rückfragen können darauf hinweisen, dass die Ursache tiefer im Prozess liegt. Die Grenzlotsen GmbH prüft deshalb nicht nur die Daten selbst, sondern auch die Abläufe dahinter. Dazu gehören die Schnittstellen zu Einkauf, Vertrieb, Logistik, Stammdatenmanagement, IT und Compliance, weil dort viele der Informationen entstehen, die später für die Zollabwicklung benötigt werden. Der Abgleich zeigt, an welchen Stellen Daten nicht zuverlässig weitergegeben werden, Abläufe unnötige Nacharbeit verursachen oder Kontrollen fehlen.

Zollprozesse brauchen klare Zuständigkeiten und verlässliche Strukturen

Erkannte Schwachstellen lassen sich jedoch nur dauerhaft beheben, wenn auch die Abläufe im Unternehmen entsprechend angepasst werden. Dazu gehört zunächst, eindeutig festzulegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Das betrifft etwa die Tarifierung, die Prüfung von Ursprung und Präferenzen sowie die Überwachung von Bewilligungen, Sanktionslisten und rechtlichen Änderungen. Gleichzeitig müssen Vertretungen so geregelt sein, dass wichtige Vorgänge nicht ins Stocken geraten, sobald eine zuständige Person ausfällt. Auch laufende Behördenverfahren, offene Rückfragen und Fristen sollten zentral einsehbar sein und nicht nur einzelnen Mitarbeitenden bekannt sein. Genauso wichtig ist, dass Entscheidungen und Nachweise dauerhaft auffindbar bleiben. Prüfunterlagen, Behördenkommunikation, Bewilligungen und interne Vorgaben sollten einheitlich und digital abgelegt werden. So können zuständige Mitarbeitende bei Bedarf auf die Informationen zugreifen und laufende Vorgänge übernehmen, ohne Unterlagen erst aus persönlichen Ablagen oder E-Mail-Verläufen zusammensuchen zu müssen.

Eine solche Organisation setzt allerdings voraus, dass auch die Unternehmensleitung ihre Verantwortung wahrnimmt. „Die Geschäftsführung muss nicht jede zollrechtliche Detailfrage selbst beantworten. Sie muss aber erkennen können, ob der Bereich organisatorisch funktioniert und wo Risiken bestehen“, erklärt Janine Lampprecht. Dazu gehört insbesondere, ausreichend Fachwissen sowie die notwendigen personellen und technischen Ressourcen bereitzustellen. Eine belastbare Zollorganisation ist damit nicht allein Aufgabe der operativen Zollverantwortlichen, sondern muss auch von der Geschäftsführung getragen werden.

Grenzlotsen GmbH: Wie interne Audits Sicherheit vor der Zollprüfung schaffen 

Ob die eigenen Zollprozesse auch einer Prüfung standhalten, können Unternehmen bereits im Vorfeld selbst überprüfen. Interne Audits nehmen dabei nicht nur einzelne Zollvorgänge in den Blick, sondern untersuchen auch die zugrunde liegenden Daten, Dokumente, Zuständigkeiten und Abläufe. Janine Lampprecht und die Grenzlotsen GmbH unterstützen Unternehmen mit solchen Audits, Datenanalysen und Prozessprüfungen dabei, fachliche und organisatorische Schwachstellen systematisch zu identifizieren und den notwendigen Handlungsbedarf einzuordnen.

Davon profitiert auch das Tagesgeschäft. Werden unklare Zuständigkeiten, fehlerhafte Daten oder Lücken in der Dokumentation behoben, lassen sich Rückfragen, Korrekturen und aufwendige Suchen nach Informationen reduzieren. Gleichzeitig erhält die Geschäftsführung eine bessere Grundlage, um notwendige Maßnahmen und den erforderlichen Ressourceneinsatz einzuschätzen. „Eine Zollprüfung sollte nicht der Moment sein, in dem ein Unternehmen zum ersten Mal erkennt, wo die eigenen Schwachstellen liegen. Wer seine Prozesse vorher regelmäßig überprüft, kann handeln, bevor die Behörde Handlungsbedarf aufzeigt“, erklärt Janine Lampprecht abschließend.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Für die Bewertung konkreter steuerlicher, zollrechtlicher oder außenwirtschaftsrechtlicher Sachverhalte ist eine individuelle Prüfung durch Zollfachleute, Steuerberater oder andere zuständige Fachleute erforderlich.