Philipp Kadel: So funktioniert kaufmännisches Mahnwesen

Zahlungsunwillige oder -unfähige Kunden und versäumte oder verspätete Zahlungen zählen für Unternehmen zu den größten Ärgernissen. Gehen Zahlungen, mit denen zu einem bestimmten Zeitpunkt gerechnet wurde, nicht rechtzeitig ein, leiden schlimmstenfalls sogar die Wachstumschancen des Unternehmens, weiß Philipp Kadel. Dennoch ist für viele das Mahnwesen ein leidiges Thema. “Nicht selten erlebt man, dass Firmen immer nur dann offene Zahlungen anmahnen, wenn der Buchhalter gerade Zeit hat. Dies führt jedoch auf Dauer zu Liquiditätsproblemen im Unternehmen. Außerdem schadet die Zahlungsmoral der Kundschaft”, erklärt Philipp Kadel, Geschäftsführer der DIAGONAL Gruppe.

“Zahlungsverzüge sollten daher keine untergeordnete Rolle spielen, sondern systematisch aufgearbeitet und zeitnah angemahnt werden”, so der Experte für Forderungsmanagement weiter. “Ein effektives Mahnwesen schafft Rechtssicherheit und ebnet den Weg, um eine Lösung zu finden oder den geschuldeten Betrag schlimmstenfalls mithilfe eines Inkassounternehmens oder vor Gericht einzutreiben.” Mit der DIAGONAL Gruppe bietet Philipp Kadel den Unternehmen ihrer Kunden bequeme und schuldnerfreundliche Lösungen für das Zahlungs- und Forderungsmanagement. Worauf es im Mahnwesen wirklich ankommt und was zu beachten ist, wenn ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden soll, hat Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe im Folgenden zusammengefasst.

Philipp Kadel: Richtig und rechtssicher mahnen will gelernt sein

Da es sich bei einer Mahnung bereits um einen Schritt in Richtung weiterer Rechtsmittel handelt, ist formelle Korrektheit von extrem hoher Bedeutung. In jedem Falle muss genau daraus hervorgehen, auf welche Rechnungen Bezug genommen wird, welcher Gesamtbetrag gefordert ist und bis wann dieser fällig ist. Letzteres sollte unbedingt in Form eines am Kalender zu bestimmenden und der Forderung angemessenen Zahlungsziels festgelegt werden – nicht als vage Formulierung. Das bedeutet ganz konkret, dass ein festes Datum als Zahlungsziel für die Mahnung genannt werden muss, beispielsweise der 01.11.2023, also ein nach dem Kalender benannter Tag, erklärt Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe.

Ebenso hat der Gläubiger nach §§ 286 ff BGB das Recht, Verzugszinsen und Mahngebühren zu erheben. Er kann auch den Verzugsschaden vom Schuldner einfordern. Zum Beispiel könnten Rücklastschriftgebühren, die aufgrund nicht gedeckter Konten entstanden sind, dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.

DIAGONAL Gruppe: Nicht nur mahnen, sondern den Schuldner aufklären

Damit das Mahnverfahren reibungslos abläuft, sollten Gläubiger zuerst sicherstellen, dass die Forderung hinreichend dokumentiert und im Schreiben aufgeschlüsselt ist. In einer Mahnung sollten also auf jeden Fall eindeutige Verweise auf die Rechnungs- beziehungsweise Vorgangsnummer, das Vertragsabschlussdatum und das erworbene Produkt vorhanden sein.

Die Zahlungsmoral und das positive Verhältnis zum Kunden lassen sich zudem besser erhalten, wenn bei der Mahnung fair vorgegangen wird und die Vorteile einer zeitigen Zahlung transparent erklärt werden. Schuldner sollten also neben mehreren Mahnimpulsen alle benötigten Informationen erhalten, ohne beim Gläubiger nachfragen zu müssen. Insbesondere sollte mitgeteilt werden, über welche Bankverbindung die Zahlung zu leisten ist und welcher Verwendungszweck in der Überweisung angegeben werden soll. Außerdem ist es sinnvoll, einen Ansprechpartner für Rückfragen zu nennen und schon im Vorfeld anzukündigen, ob ein Inkassoverfahren in Betracht kommt, so der Geschäftsführer der DIAGONAL Gruppe.

Checkliste Inkassobeauftragung: Diese 5 Dinge sollten Gläubiger beachten!

Erweist sich ein Schuldner als problematisch oder verursacht die Eintreibung intern unnötigen Mehraufwand, sollte ein Inkassoverfahren dringend erwogen werden. In der Branche gibt es jedoch zahlreiche schwarze Schafe. Sie verursachen zusätzliche Kosten oder schaden aufgrund ihrer Methoden dem Ruf des Gläubigers. Um nicht an diese zu geraten, sollte laut Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe daher auf mehrere Faktoren geachtet werden:

1. Zertifizierung und Registrierung

Als Rechtsdienstleister sind seriöse Inkassodienstleister im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen, das öffentlich unter www.rechtsdienstleistungsregister.de einsehbar ist. Dieses sollte daher der erste Anlaufpunkt für Gläubiger sein, die spezifische Anbieter recherchieren. Ist ein Anbieter nicht eingetragen, ist er auch nicht zugelassen. Ebenso sollte das Inkassobüro Mitglied in einem Verband wie dem BFI&F oder dem BDIU sein, der mithilfe von definierten Qualitätsstandards sicherstellt, dass Dienstleister seriös vorgehen.

2. Reputationsschonende und kundenerhaltende Arbeitsweise

Der schlechte Ruf von Inkassounternehmen ist großteils Firmen geschuldet, die zu grob oder zu massiv vorgehen oder Schuldner terrorisieren. Schlimmstenfalls springen dadurch ehemalige Schuldner als Kunden ab, während der Ruf des Gläubigers leidet. Um dies zu vermeiden, sollte die Wahl auf einen Anbieter fallen, der auf Bewertungsportalen positiv auffällt. Er sollte sich nicht als reiner Geldeintreiber, sondern als Vermittler zwischen Schuldner und Gläubiger verstehen, so Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe. Interessant sind hierbei die Google-Rezensionen des Unternehmens. Hier stellt sich nicht nur die Frage, wie viele Sterne erworben wurden, sondern auch, wie viele Bewertungen wurden abgegeben und von wem. Kommen lediglich drei Bewertungen von Mandanten und sind diese schon alt, ist das nicht repräsentativ. Liegen hier hingegen viele hundert Bewertungen von Schuldnern vor, die dann auch noch eine gute bis sehr gute Bewertung erteilt haben, kann man sicher sein, dass der Anbieter kundenorientiert agiert.

3. Full Service ohne versteckte Kosten

Gleichzeitig sollte sich ein Inkassodienstleister auch darum bemühen, seinen Kunden keine unnötigen Kosten zu verursachen. So sollte er einerseits Score-Karten, Bonitätsinformationen und Rating-Systeme effektiv einsetzen und andererseits die Wünsche des Gläubigers berücksichtigen. Soll beispielsweise zunächst eine kaufmännische Mahnung versandt werden, sollte der Dienstleister dies in seinem Vorgehen beachten. Ebenso sollten Gläubiger darauf achten, dass keine Jahres-, Monats- oder Aufnahmegebühren anfallen.

4. Effiziente und transparente Kommunikation

Erreichbarkeit ist ein weiteres Merkmal eines guten Inkassodienstleisters. Einem Kunden sollte daher im Inkassobüro immer ein fester Ansprechpartner zugeteilt werden. Dieser sollte über laufende Anliegen im Bilde sein und bei deren Abwicklung mit Rat und Tat unterstützen. Manche Anbieter verfügen zudem über eigene Gläubigerportale, verrät Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe. Diese ermöglichen es auch am Wochenende oder außerhalb der Bürozeiten, den Sachstand bestimmter Anliegen in Echtzeit abzufragen.

5. Einhaltung von Datenschutzvorgaben

Zuletzt spielt auch der Datenschutz eine tragende Rolle – insbesondere jedoch die DSGVO. Diese schreibt vor, wie der Anbieter mit Daten umzugehen hat, die ihm zur Verarbeitung anvertraut wurden, erklärt Philipp Kadel. Ein gutes Indiz für die DSGVO-Konformität eines Inkassobüros besteht darin, wie es Daten entgegennimmt oder weiterleitet. Soll die Übergabe zum Beispiel per E-Mail erfolgen, spricht dies gegen eine sichere und datenschutzkonforme Arbeitsweise.

Sind diese Punkte gegeben, können sich Gläubiger nicht nur einer guten Zusammenarbeit mit dem Inkassodienstleister sicher sein. Sie erhöhen sowohl die Chance auf eine sehr gute Realisierungsquote als auch darauf, mit ehemaligen Schuldnern eine weiterhin gute Verbindung aufrechtzuerhalten und sie nicht als Kunden zu verlieren, hält Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe fest.