René Schröder: E-Mails über den Zaun – warum IT eine neue Rolle einnehmen muss

Einerseits erwarten Geschäftsführungen schnellere Digitalisierungsprojekte, mehr Automatisierung und sichtbare Innovationssprünge. Andererseits kämpfen viele IT-Abteilungen mit knappen Ressourcen, komplexen Anforderungen und ständig neuen Erwartungen rund um Daten, Sicherheit und künstliche Intelligenz. Einzelne Fachbereiche formulieren dabei ihre Anforderungen, reichen diese an die IT weiter und erwarten Ergebnisse – häufig ohne gemeinsam über Ziele, Prioritäten oder den eigentlichen Nutzen zu sprechen. Die Folge: Projekte werden zwar umgesetzt, lösen aber nicht das zugrunde liegende Problem. Studien bestätigen diese Entwicklung. So erreichen beispielsweise laut Gartner weniger als die Hälfte aller Digitalinitiativen ihre angestrebten Geschäftsergebnisse, während zahlreiche entwickelte Softwarefunktionen später kaum genutzt werden. „Wenn Unternehmen diese Muster nicht durchbrechen, produzieren sie immer mehr vermeintliche Lösungen, ohne die eigentlichen Ursachen ihrer Probleme zu beseitigen. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern untergräbt langfristig auch Vertrauen, Innovationsfähigkeit und Motivation“, warnt René Schröder, Geschäftsführer der RegSus Consulting GmbH.

„Die meisten Unternehmen haben kein reines IT-Problem. Sie haben Übergabe- und Zusammenarbeitsschwierigkeiten. Genau dort entstehen die größten Reibungsverluste und gleichzeitig die größten Potenziale“, fügt er hinzu.

Seit mehr als 20 Jahren beschäftigt sich René Schröder mit der Frage, warum IT-Projekte erfolgreich sind oder scheitern. Als Gründer der RegSus Consulting GmbH unterstützt er mittelständische und größere Unternehmen dabei, die Zusammenarbeit zwischen IT, Fachbereichen und Geschäftsführung nachhaltig zu verbessern. Besonders in regulierten Branchen wie Energie, Pharma, Finanzdienstleistungen oder dem öffentlichen Sektor zeigt sich immer wieder das gleiche Muster: Anforderungen werden weitergereicht, Verantwortung wird verschoben und wichtige Entscheidungen werden getroffen, ohne die relevanten Beteiligten frühzeitig einzubeziehen. Diese Beobachtungen bilden auch die Grundlage seines Buches „E-Mails über den Zaun werfen ist keine Kommunikation“, in dem René Schröder anhand zahlreicher Praxisbeispiele aufzeigt, warum wirksame IT nicht durch mehr Technik, sondern durch bessere Zusammenarbeit entsteht.

René Schröder von der RegSus Consulting GmbH: Wenn Übergaben wichtiger werden als Verständnis

„E-Mails über den Zaun werfen ist keine Kommunikation“: Dieser Satz beschreibt nach Ansicht von René Schröder eines der größten Strukturprobleme moderner Unternehmen. In vielen Organisationen werden Anforderungen vom Fachbereich an Projektverantwortliche übergeben, anschließend an die IT weitergereicht und schließlich von Entwicklern umgesetzt. Mit jeder Übergabe geht jedoch ein Teil des fachlichen Kontexts verloren. Folglich liefert die IT zwar formal korrekt, trifft aber nicht immer den tatsächlichen Bedarf der Nutzer.

Besonders problematisch wird all das, wenn Fachbereiche ihre Anforderungen lediglich formulieren, sich anschließend aber nicht mehr aktiv an Priorisierung, Feedback oder Nutzung beteiligen. „Je mehr Übersetzungsschichten zwischen Problem und Lösung liegen, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende zwar gearbeitet wurde, aber keine Wirkung entsteht“, erläutert René Schröder von der RegSus Consulting GmbH hierzu. Echte Zusammenarbeit beginnt deshalb nicht erst bei der Umsetzung, sondern bereits bei der gemeinsamen Definition von Zielen, Nutzen und Verantwortlichkeiten.

Schatten-IT und KI: Symptome tieferliegender Probleme

Inmitten dieser Missstände beobachten zahlreiche Unternehmen längst eine zunehmende Verbreitung von Schatten-IT und Schatten-KI. Das bedeutet konkret: Fachbereiche beschaffen eigenständig Softwarelösungen oder nutzen KI-Anwendungen außerhalb der offiziellen IT-Strukturen. Für René Schröder von der RegSus Consulting GmbH ist dies weniger ein Regelbruch als vielmehr ein Warnsignal.

„Wenn Mitarbeiter eigene Werkzeuge suchen, dann meist deshalb, weil sie das Gefühl haben, ihre Anforderungen würden auf anderem Weg nicht schnell genug gelöst“, verrät er.

Dadurch entstehen jedoch neue Risiken: Datensilos, Sicherheitslücken, Datenschutzprobleme und fehlende Integration erschweren die Steuerung des Unternehmens. Besonders beim Thema künstliche Intelligenz verschärft sich diese Situation zusätzlich, denn Geschäftsführungen erwarten Innovationen, während Datenqualität, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Nutzenmessung häufig noch nicht ausreichend geklärt sind. Die Folge sind Pilotprojekte, die hohe Erwartungen erzeugen, aber nur selten messbare Ergebnisse liefern.

René Schröder von der RegSus Consulting GmbH: Die neue Rolle der IT im Mittelstand

Nach Ansicht von René Schröder muss sich deshalb vor allem das Verständnis der IT selbst verändern. Moderne IT-Abteilungen betreiben nicht nur Systeme. Sie schaffen die Voraussetzungen für digitale Innovation, Automatisierung, Datennutzung, Sicherheit, Compliance und unternehmerische Handlungsfähigkeit. Damit dies gelingt, müssen Fachbereiche, Geschäftsführung und IT enger zusammenarbeiten. Fachbereiche sollten zudem die nötige Verantwortung für Anforderungen, Prioritäten und Feedback übernehmen.

Währenddessen muss die Geschäftsführung klare Zielbilder, Entscheidungswege und Ressourcen schaffen. Ebenso sollte die IT frühzeitig in strategische und fachliche Entscheidungen eingebunden werden. „Wer die IT erst dann einbezieht, wenn Anforderungen bereits vollständig formuliert wurden, verschenkt einen großen Teil ihres Potenzials“, betont René Schröder. Erst wenn alle Beteiligten gemeinsam Verantwortung übernehmen, kann die IT ihre Wirkung vollständig entfalten.

Fazit: Zusammenarbeit als entscheidender Wettbewerbsfaktor

Viele Unternehmen versuchen, digitale Herausforderungen durch zusätzliche Budgets, neue Technologien oder mehr Geschwindigkeit zu lösen. Doch solange grundlegende Probleme bei Kommunikation, Priorisierung und Verantwortung bestehen bleiben, werden auch neue Investitionen ihre Wirkung nur begrenzt entfalten. Erfolgreiche Unternehmen reduzieren hingegen Übergaben, verkürzen Feedbackzyklen und schaffen eine gemeinsame Sprache zwischen IT und Business. Dadurch gehen weniger Informationen verloren, Entscheidungen werden schneller getroffen und digitale Vorhaben erzielen häufiger den gewünschten Nutzen.

Für René Schröder ist deshalb klar: Die Zukunft erfolgreicher IT liegt nicht allein in moderner Technologie. Sie liegt in einer Zusammenarbeit, die IT, Fachbereiche und Geschäftsführung als gleichwertige Partner versteht. „IT wird künftig nicht daran gemessen, wie viele Tickets sie bearbeitet oder wie schnell sie Systeme betreibt. Entscheidend wird sein, welchen Beitrag sie zur Entwicklung des Unternehmens leistet“, fasst René Schröder zusammen.