Mit Novist® zur zukunftsfähigen Steuerkanzlei – Struktur statt Überforderung

Über Jahrzehnte hinweg funktionierten Steuerkanzleien nach einem bewährten Muster: analoge Abläufe, klar verteilte Aufgaben, wenig technologische Veränderungen. Doch spätestens seit 2020 gerät dieses System zunehmend ins Wanken, denn Digitalisierungsschübe, E-Rechnungen, neue DATEV-Funktionen und der rasante Fortschritt im Bereich künstliche Intelligenz verändern die Arbeitsweise grundlegend. Die Folge: Mitarbeiter kämpfen mit neuen Tools, Prozesse wachsen historisch und unstrukturiert, während die Erwartungen von Mandanten weiter steigen. Hinzu kommt der demografische Wandel: Ein Großteil der Steuerberater ist über 50 Jahre alt, Nachfolger fehlen. Entsprechend groß ist auch der Wunsch nach rascher Entlastung, Klarheit und Zukunftssicherheit, doch die kollektive Verunsicherung sorgt nach wie vor für eher zögerliche Fortschritte. „Wer nicht schnellstmöglich damit beginnt, seine Kanzlei systematisch zu modernisieren, riskiert in wenigen Jahren massive Effizienzverluste und einen spürbaren Wertverfall“, warnt Ken Keiper, fachlicher Leiter von Novist®.

„Der entscheidende Hebel liegt hierbei nicht in einzelnen Tools, sondern in den Menschen und Prozessen dahinter“, fügt er hinzu.

Ken Keiper kennt die Herausforderungen aus eigener Erfahrung: ausgebildet beim Finanzamt, einer der jüngsten geprüften Steuerberater Deutschlands und seit Jahren als Dozent bundesweit tätig. Mit über 500 gehaltenen Seminaren, einer eigenen Kanzlei als Praxislabor und technologischem Know-how verbindet er Theorie, Praxis und Didaktik auf außergewöhnliche Weise. Aus dieser Kombination heraus entstand letztendlich auch das Coaching- und Weiterbildungssystem Novist®. Statt kurzfristiger „Done-for-you“-Leistungen setzt Ken Keiper hierbei auf nachhaltigen Kompetenzaufbau im Team sowie gezielte Digitalisierung aller Prozesse. Ziel ist es, Kanzleien Schritt für Schritt zu stabilisieren und so auf eine neue Realität vorzubereiten, in der Fachkräfte gehalten, Abläufe beherrscht und technologische Entwicklungen sinnvoll genutzt werden.

Struktur statt Aktionismus: Wie Novist® theoretische Kenntnisse mit praktischen Abläufen verknüpft

Viele Kanzleien starten ihre Digitalisierung mit einzelnen Softwarelösungen und verlieren sich schnell im Chaos. Novist® verfolgt bewusst einen anderen Ansatz: Zuerst werden interne Kanzleiprozesse analysiert, strukturiert und standardisiert. Abläufe, Dokumentenmanagement, Rechnungsprozesse und Indexierungen werden klar definiert, bevor neue Technologien integriert werden. „Automatisierung funktioniert nur dann, wenn die Basis stimmt – alles andere verstärkt bestehende Probleme“, erklärt Ken Keiper. Diese Prozessklarheit sorgt für sofort spürbare Entlastung im Kanzleialltag.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten. Belegübertragungen, Schnittstellen und digitale Buchführung werden nicht isoliert betrachtet, sondern ganzheitlich in den Kanzleialltag integriert. Mitarbeiter lernen, Mandanten sicher durch digitale Umstellungen zu führen und typische Fehlerquellen zu vermeiden. „Digitalisierung scheitert selten an der Technik, sondern an fehlender Anleitung. Genau aus diesem Grund kombinieren wir fachliche Theorie immer mit gelebter Praxis, ein in Deutschland bisher einzigartiger Ansatz“, betont Ken Keiper. Genau hier setzt das didaktische Konzept von Novist® an.

Schulung statt Abhängigkeit: So werden Kanzleien mit Ken Keiper zukunftsfähig

Novist® versteht sich demnach auch nicht als externer Problemlöser, sondern vor allem als langfristiger Begleiter. So werden Mitarbeiter geschult, Prozesse selbst zu beherrschen und weiterzuentwickeln. Auf LearningSuite finden sich hierfür fortlaufend aktualisierte Inhalte zu Steuerpraxis, DATEV, Digitalisierung und KI, und das für alle Erfahrungsstufen im Team. Das Ergebnis: Wissen bleibt in der Kanzlei, Motivation steigt, und insbesondere jüngere Mitarbeiter gewinnen eine klare Perspektive für ihre berufliche Zukunft. „Gerade diese Generation treibt den Wandel oft stärker voran als die Kanzleileitung selbst“, berichtet Ken Keiper.

Schon nach wenigen Monaten berichten Kanzleien dank dieser Herangehensweise von messbaren Effekten: Zeitersparnis, weniger Routinearbeit, stabilere Prozesse und die Möglichkeit, mehr Mandate mit dem gleichen Personalstamm zu betreuen. Gleichzeitig wächst die Sicherheit im Umgang mit neuen Technologien. Die Kanzlei entwickelt sich damit von einem reaktiven Betrieb hin zu einer zukunftsfähigen Organisation. „Unser Ziel ist es dabei immer, Kanzleien unabhängig, effizient und langfristig wettbewerbsfähig zu machen“, fasst Ken Keiper zusammen.