Rehan Khan: Auditierung, Backup und Archivierung für mehr E-Mail-Sicherheit

Die jüngsten Enthüllungen über den vermutlich von chinesischen Hackern verübten Zugriff auf die Online-Exchange-Konten diverser Regierungsbehörden werfen ein kritisches Licht auf die Bedeutung des E-Mail-Verkehrs in der heutigen Geschäftswelt, weiß Rehan Khan. Microsoft wurde auf diese Vorfälle nicht etwa durch eigene Sicherheitssysteme, sondern durch besorgte Kunden aufmerksam gemacht, die ungewöhnliche Aktivitäten in ihren Postfächern identifizierten. Wer sich jetzt fragt, ob das eigene Unternehmen möglicherweise von diesen oder ähnlichen Problemen betroffen ist, wird nicht darum herumkommen, selbst tätig zu werden. “Der Vorfall verdeutlicht, dass eine sichere IT-Infrastruktur heutzutage wichtiger denn je ist”, sagt Rehan Khan, Geschäftsführer der Rabb IT Solutions GmbH. 

Rehan Khan: Ganzheitliche Betreuung der IT-Infrastruktur durch die Rabb IT Solutions GmbH

“Unternehmen sollten bei der Nutzung von E-Mails besondere Vorsicht lassen – und im Zweifelsfall auf Expertenwissen setzen. Dabei sind im E-Mail-Kontext besonders Themen wie Auditierung, Backup und Archivierung relevant”, fährt der IT-Experte Rehan Khan fort. “Für Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben, stellt dieser Bereich eine große Herausforderung dar.” Aus diesem Grund haben sich Rehan Khan und sein Team der Rabb IT Solutions GmbH der Aufgabe verschrieben, die IT-Infrastrukturen ihrer Kunden ganzheitlich zu betreuen. Zu diesem Zweck bieten sie ihnen die gesamte Bandbreite der IT-Services an. Auf diese Art und Weise stellt die Rabb IT Solutions GmbH nicht nur sicher, dass mittelständische Unternehmen technisch stets auf dem neuesten Stand sind, sondern schützt sie auch vor Cyberkriminalität. Die Themen Auditierung, Backup und Archivierung spielen in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle. Was es damit im Detail auf sich hat, hat Rehan Khan im Folgenden zusammengefasst.

1. Auditierung

Bei der Auditierung geht es hauptsächlich um die kritische Überprüfung und Verbesserung der Sicherheit und Effizienz eines Netzwerks. Zu den Hauptaspekten, die dabei berücksichtigt werden, gehören unter anderem Compliance, Sicherheitsrichtlinien, Benutzer- und Zugriffsverwaltung, Sicherheitsüberprüfung und Netzwerkverkehrsanalyse. Die Planung und Vorbereitung eines Audits erfordern die klare Definition der Ziele, die Identifizierung der zu prüfenden Ressourcen und die Zusammenstellung eines Audit-Teams. Während der Auditierung werden unter anderem alle Netzwerkressourcen inventarisiert, Schwachstellen und Sicherheitslücken identifiziert sowie der Netzwerkverkehr analysiert. Nach Abschluss des Audits werden alle Ergebnisse in einem Bericht erfasst, um Maßnahmen zur Behebung und Verbesserung planen zu können. Auf diese Art und Weise stellen regelmäßige Audits sicher, dass die Sicherheit gewahrt bleibt, so der Gründer der Rabb IT Solutions GmbH.

2. Backup

Die Datensicherung erstreckt sich über verschiedene Elemente – darunter Datenbanken, Dateien und Ordner sowie Konfigurationsdateien. Die Aufbewahrungszeit von Backups variiert je nach Compliance-Anforderungen und Unternehmensrichtlinien. Es gibt verschiedene Backup-Methoden, darunter Full Backup, Incremental Backup, Differential Backup, Offline Backup, Offsite Backup, Cloud Backup und Hybrid Backup. Die Wahl der Methode hängt dabei von den individuellen Anforderungen ab.

Während das Full Backup alle Daten sichert, speichern Incremental Backups nur geänderte oder hinzugefügte Dateien, was Speicherplatz spart. Differential Backups sichern Änderungen seit dem letzten Full Backup. Offline Backups werden auf externen Medien aufbewahrt, während Offsite Backups an einem anderen Ort geschützt werden. Cloud Backups bieten Skalierbarkeit und Schutz vor lokalen Ausfällen, erklärt Rehan Khan von der Rabb IT Solutions GmbH. Hybrid Backups kombinieren dagegen verschiedene Backup-Methoden, um Vorteile zu vereinen. Welche Methode für Unternehmen die beste Wahl ist, hängt von der jeweiligen Situation und den zu sichernden Daten ab. Im Zweifel bietet es sich hier an, sich von einem Experten beraten zu lassen.

3. Archivierung

Die E-Mail-Archivierung ist aufgrund rechtlicher Anforderungen ein unverzichtbarer Prozess für Unternehmen. Wesentliche Aspekte umfassen Unveränderlichkeit, Langzeitarchivierung, schnelle Suche und Zugriff, Dokumentation und Metadaten, Wahrung der Vertraulichkeit, Compliance und rechtliche Anforderungen, Migration und Datenintegrität, Aufbewahrungsrichtlinien, durchgängige Überwachung sowie Audit-Fähigkeit. Die Implementierung einer solchen E-Mail-Archivierung erfordert den Einsatz spezialisierter Software oder Dienste, die diese Anforderungen erfüllen. Sie gewährleisten, dass E-Mails über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden, nicht mehr verändert oder gelöscht und bei Bedarf schnell abgerufen werden können.

Das Archivierungssystem sollte dazu in der Lage sein, Protokolle zu führen und Nachweise zu liefern, wer wann auf welche archivierten Daten zugegriffen hat.

Fazit 

Aufgrund der Komplexität ist im Umgang mit E-Mails innerhalb von Unternehmen ist die Unterstützung von Experten empfehlenswert. Schließlich können selbst erfahrene Unternehmen in diesem Bereich teure Fehler machen. Spezialisierte IT-Dienstleister wie die Rabb IT Solutions GmbH bieten maßgeschneiderte Lösungen, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren, die Sicherheit zu erhöhen und effiziente Archivierungssysteme zu implementieren. Zusätzlich zu Auditierung, Backup und Archivierung ist es entscheidend, nahtlose Integration, Kapazitätsmanagement und benutzerfreundliche Systeme in Betracht zu ziehen, um ein effizientes E-Mail-Management sicherzustellen. Auch hierbei sind professionelle Lösungen von unschätzbarem Wert, um das eigene Unternehmen für die Zukunft fit zu machen, fasst Rehan Khan zusammen.