Andreas O. Schwan: Prozessoptimierung durch effektives Datenmanagement

Befindet sich ein Unternehmen im Wachstum, ergibt sich auch eine immer größere Menge an Daten, die bearbeitet werden muss. Neben anfallenden E-Mails müssen vor allem Kundendaten und jedwede anderen Informationen stetig verarbeitet werden, um eine organisierte Unternehmensführung und stetige Fortschritte zu gewährleisten. Was in der Theorie einfach klingt, gestaltet sich in der Praxis oft ungleich schwieriger, weiß Andreas O. Schwan. Schließlich müssen die Daten oft erst gefunden und geordnet werden, bevor eine zielgerichtete Verarbeitung möglich ist. Die Tatsache, dass die Menge an Daten kontinuierlich wächst, macht es immer schwieriger, den Durchblick zu behalten. Die Folge sind nicht selten überlastete Mitarbeiter und Serverkapazitäten. Um die Problematik zu lösen, investieren zahlreiche Unternehmen in neue Technologien, vergessen dabei aber, die Datenflut zu regulieren. “Vorschnelles Handeln führt an dieser Stelle vor allem zu Geldverschwendung – das eigentliche Problem löst es aber nicht”, erklärt Diplom-Mathematiker (FH) Andreas O. Schwan.

Andreas O. Schwan: Höhere Umsätze durch individuelle Strategien

“Eine strategische Beratung kann helfen, die erforderlichen Daten genau dann und dort verfügbar zu machen, wo sie tatsächlich gebraucht werden”, so Andreas O. Schwan weiter. Als Spezialist im Informationsmanagement unterstützt er seine Kunden aus dem Finanzbereich sowie nationale und internationale Unternehmen in den Bereichen Compliance und Risikomanagement. Hierzu identifiziert er die Schwachstellen der Unternehmen und sorgt für eine professionelle Lösung. Dabei setzt er auf individuell auf die jeweiligen Betriebe angepasste Strategien. Auf diese Weise konnte Andreas O. Schwan schon zahlreichen kleinen und mittelständischen Unternehmen zu gesteigerten Umsätzen und messbarem Wachstum verhelfen.

Case Study: Leasinggesellschaft

“Vor einiger Zeit kam eine Leasinggesellschaft auf uns zu, weil sie ihr Risikomanagement effizienter und wirksamer gestalten wollte. Die bestehenden Risikomanagementsysteme und -prozesse der Gesellschaft waren veraltet und erforderten eine manuelle Eingabe und Analyse, was häufig zu Fehlern, Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führte”, berichtet Andreas O. Schwan. Da wegen eines sich ständig ändernden regulatorischen Umfeldes auch das Bedürfnis nach automatisierten Risikobewertung bestand, widmeten er und sein Team sich zuerst der Implementierung einer agilen Datenstrategie.

“Mithilfe von Big Data und Machine Learning haben wir datengetriebene Modelle entwickelt, die Risiken in Echtzeit bewerten und prognostizieren können. Diese Modelle ermöglichten eine schnellere und genauere Risikobewertung und tragen dazu bei, das Risikoprofil der Gesellschaft zu optimieren”, so der Experte Andreas O. Schwan. “Das Management der Leasinggesellschaft kann nun die Risiken über alle Geschäftseinheiten automatisiert und einheitlich bewerten und auf einer regelmäßigen und standardisierten Basis steuern.” Durch die so gewonnenen Handlungsempfehlungen können die Entscheidungsträger nun deutlich mehr Zeit für die strategische Planung und die Geschäftsführung einsetzen, was die Geschäftsleistung deutlich erhöht.

Case Study: Wohnungsverwaltungsgesellschaft

In einem anderen Fall hatte eine Wohnungsverwaltungsgesellschaft Schwierigkeiten mit der Koordination ihrer Handwerker und der Abwicklung aller damit verbundenen Aufgaben. So mussten alle Prozesse von der Beauftragung über die Überwachung bis hin zur Abnahme manuell und zeitaufwendig abgewickelt werden, wobei auch der heute allgegenwärtige Datenschutz eine zusätzliche Belastung darstellte. “Hier haben wir uns zunächst darauf konzentriert, die Verwaltung und Sicherung von Daten zu standardisieren. In einem zweiten Schritt haben wir ein zentrales Informationssystem installiert, das alle Auftragsdaten, Fortschrittsberichte, Abnahmen und Rechnungen selbstständig erfasst und verwaltet – die Daten bleiben dabei weiterhin für alle Beteiligten leicht zugänglich”, erklärt Andreas O. Schwan sein Vorgehen.

Dazu gehört auch, dass die Handwerker nun über benutzerfreundliche mobile Anwendung verfügen. Somit können sie nun Aufgaben akzeptieren, Fortschritte melden und Rechnungen einreichen – wobei an jeder Stelle der Datenschutz automatisch gewährleistet wird. Die Handwerker können ihre Aufgaben daher jetzt schneller und einfacher abwickeln, während das Management stets auf dem neuesten Stand ist. 

Andreas O. Schwan will auch in Zukunft noch vielen anderen Unternehmen helfen, die in Sachen Digitalisierung vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Dabei ist er zuversichtlich, dass die deutschen Unternehmen mit einer soliden Datenstrategie und einem effektiven Datenmanagement im Rahmen der Prozessautomatisierung ihre Wettbewerbschancen wieder deutlich verbessern können.