Günter Omer: Rechtskonformer Datenschutz für IT-Unternehmen

Die Einführung der europaweiten Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, im Jahr 2018 hat viele Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Während bei simplen Prozessen auf einfache Standardlösungen zurückgegriffen werden kann, erfordern komplexere Vorgänge individuelle Datenschutzlösungen, um die Rechtskonformität zu gewährleisten, weiß Günter Omer. Ein klassisches Unternehmen, das Kunden-, Mitarbeiter- und Produktdaten verarbeitet, muss beispielsweise über entsprechende Dokumente verfügen, die die Prozesse und eingesetzten Tools abbilden. In der Praxis sind die meisten Unternehmen jedoch noch weit von einer rechtskonformen Umsetzung der Datenschutzrichtlinien entfernt. Den meisten Unternehmern ist zwar bewusst, dass sie sich um dieses Thema kümmern müssen, doch neben dem entsprechenden Know-how fehlt ihnen im Tagesgeschäft auch die Zeit, um sich mit den rechtlichen Bestimmungen auseinanderzusetzen. “Das Thema Datenschutz wird in kleinen und mittelständischen Unternehmen regelrecht verdrängt. Bis es dann zu Problemen kommt”, erklärt Günter Omer, Geschäftsführer der tablegray GmbH.  

“Ich habe mich mit der tablegray GmbH auf die Beratung von IT-Unternehmen sowie Software- und App-Entwicklern bei der rechts- und datenschutzkonformen Umsetzung ihrer Projekte spezialisiert. Um die wichtige Schnittstelle zwischen Technik und Recht abzubilden, die in der Praxis so oft fehlt”, so der Jurist weiter. Als ausgebildeter Software-Entwickler und studierter Rechtswissenschaftler mit über 17 Jahren Erfahrung als selbstständiger Unternehmer ist Günter Omer ein wahrer Experte auf seinem Gebiet. Mit bewährten Strategien und individuellen Lösungen schafft er es immer wieder, die Lücke zwischen guter IT und der rechtskonformen Umsetzung von Datenschutz in den Unternehmen seiner Kunden zu schließen. Weil Günter Omer, im Gegensatz zu Rechtsanwälten, über großes IT-Wissen verfügt und als Unternehmer handelt, entwickelt sich in den meisten Fällen eine langfristige Zusammenarbeit zwischen den IT-Unternehmen und der tablegray GmbH. Dass sie sich als Unternehmer stets auf der sicheren Seite bewegen und gleichzeitig kaum eigenen Aufwand haben, wissen die Kunden von Günter Omer dabei sehr zu schätzen.  

Günter Omer von der tablegray GmbH bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im ConsultingMagazin, Günter Omer! Du hilfst IT-Unternehmen sowie Software- und App-Entwicklern bei der datenschutzkonformen Umsetzung ihrer Projekte. Welche typischen Probleme haben deine Kunden?

In den meisten Unternehmen sind keine festen Datenschutzprozesse implementiert. Das heißt, dass Daten, wie beispielsweise Mitarbeiter- und Kundendaten, Angebote, IT-relevante Daten oder Zahlungsdaten, im Unternehmen verarbeitet werden. Aber sich niemand um ihre datenschutzkonforme Umsetzung und Speicherung kümmert. Hauptsächlich liegt es daran, dass kleinen und mittelständischen Unternehmen einerseits die Zeit und andererseits das nötige Know-how fehlt. Die wenigsten Unternehmer wissen, dass es spezielle Verpflichtungen gibt, die EU-weit gelten und die jeder einhalten muss. Sie haben das Thema Datenschutz im Hinterkopf und machen sich Sorgen darüber, doch setzen sich nicht damit auseinander.  

“Oft ist es so, dass es in Unternehmen intern zu Redundanzen kommt, weil Daten mehrfach gespeichert werden, obwohl es nicht notwendig ist.”

Beispielsweise gibt es keinen Prozess für die Löschung des Datenzugriffs für ausscheidende Mitarbeiter. Die meisten Unternehmer nutzen verschiedene Onlinetools, die alle aufeinander zugreifen, wie zum Beispiel für CRM, Buchhaltung, Lohnabrechnung oder einen Passwortmanager. Wer sich dabei aber keine Gedanken darüber macht, welcher Mitarbeiter worauf Zugriff hat und wie die Rechtsgrundlage zur Speicherung der jeweiligen Daten aussieht, bekommt sehr wahrscheinlich irgendwann Schwierigkeiten. Entweder im Tagesgeschäft oder beim Skalieren. Deswegen ist es sinnvoll, sich im Vorfeld Gedanken zu machen. Um anschließend auf bestehende Dokumente und Prozesse zurückgreifen zu können, sollte etwas sein.  

Die Schnittstelle zwischen Recht und Technik

Wie könnt ihr euren Kunden der tablegray GmbH helfen? 

Zu unseren Hauptkunden der tablegray GmbH zählen IT-Unternehmen. Sie haben bereits einen Zugang zu der Thematik und wissen, dass etwas getan werden muss. In der Regel sind sie sehr gut in der technischen Umsetzung, doch schaffen es nicht, sich mit dem Rechtsanwalt zu koordinieren. Dieser erstellt ihnen ein rechtskonformes Dokument, das wiederum nichts mit den Prozessen im Unternehmen zu tun hat. Unsere Aufgabe ist es mit der tablegray GmbH, die Schnittstelle zwischen Recht und Technik abzubilden und das Ganze für den Unternehmer möglichst einfach und schmerzfrei so umzusetzen, dass es im Ernstfall auch Bestand hat.   

Das Wohlfühlpaket für Unternehmer: Mit wenig Aufwand zum rechtskonformen Datenschutz 

Wie können Kunden sich die Zusammenarbeit mit der tablegray GmbH in der Praxis vorstellen?

Die Zusammenarbeit mit der tablegray GmbH beginnt immer mit einer Analyse der aktuellen Situation im Unternehmen. In der Regel stoßen wir dabei auf vorgefertigte Unterlagen, die aus dem Internet zusammenkopiert wurden. Im nächsten Schritt findet ein Workshop mit den Unternehmern oder Entscheidungsträgern statt, in dem ein Überblick über alle Maßnahmen, die notwendig sein könnten, geschaffen wird. Basierend auf unseren Ergebnissen erstellen wir für den Betrieb ein individuelles Konzept dazu, wie bestehende Datendokumentationen so übernommen werden können, dass sie rechtskonform verwendet werden können. 

Auf Wunsch geht die Zusammenarbeit mit der tablegray GmbH so weit, dass wir auch für die Mitarbeiter im Unternehmen Datenschutzschulungen anbieten oder Unterlagen für das On- und Offboarding von Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Je nach Bedarf kann das Ganze entweder als Onlineschulung für 25 bis 30 Mitarbeiter oder in Form eines fertigen Onlinekurses stattfinden.  

Wie viel Zeit müssen Unternehmer für die Zusammenarbeit mit der tablegray GmbH einplanen? 

Grundsätzlich sind wir bestrebt, möglichst wenig in das Tagesgeschäft einzugreifen. Deswegen reicht es oft schon, wenn die Entscheidungsträger zu Beginn der Zusammenarbeit einen halben Tag investieren. Wenige Stunden genügen, um die groben Prozesse abzubilden und das Paket zu besprechen. In den meisten Fällen sind uns die verwendeten Tools bekannt, sodass wir selbstständig arbeiten können. Ist das nicht der Fall, ziehen wir einzelne Personen aus dem Unternehmen hinzu, die uns die relevanten Informationen geben können. Unser Ansatz ist es, mit der tablegray GmbH ein Wohlfühlpaket für den Unternehmer zu schaffen, bei dem er mit möglichst wenig Zeitaufwand viel Output bekommt. Aktuell beraten wir etwa 50 mittelgroße Kunden.

“Bei allen Unternehmen, deren Prozessen wir kennen, können wir selbstständig arbeiten, sodass den Kunden der tablegray GmbH kein weiterer Aufwand entsteht.”  

tablegray GmbH: Individuelle Lösungen und größtmögliche Sicherheit für die Kunden 

Haben Kunden auch manchmal Vorurteile oder Irrglauben gegenüber dem Thema Datenschutz?

Die Kunden der tablegray GmbH wissen, dass sie sich mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen müssen, doch sind sich der tatsächlichen Relevanz nicht bewusst. Wollen sie es selbst angehen, brauchen sie jedoch die Mitarbeiter dafür und entsprechend viel Zeit, um sich in die Rechtsmaterie hineinzudenken und in diesem Bereich immer aktuell zu bleiben. Die regelmäßigen rechtlichen Änderungen bedeuten für den einzelnen viel Aufwand und für Unternehmer ist es schwer, die Entscheidungen zu verstehen, auf das eigene Unternehmen anzuwenden und eine Folgerung daraus zu ziehen. Weil dafür im Tagesgeschäft gar keine Zeit bleibt, kümmert sich kaum jemand aktiv um das Thema, solange es keine Probleme gibt.

Zudem denken viele, dass Strafen aufgrund von Datenschutzverletzungen nur den großen Marktteilnehmern wie Amazon oder Google drohen. Aber kleine und mittelständische Unternehmen nicht wichtig sind. Mittlerweile ist es aber so, dass es nicht mehr nur darum geht, den Datenschutz rechtskonform umzusetzen. Sondern ein gewisses Image zu verkörpern. Professionelle Datenschutzerklärungen sind zum Gütezeichen geworden, das vor allem für die jüngeren Generationen interessant ist. 

Das macht die Arbeit der tablegray GmbH aus

Gibt es andere Dienstleister mit einem ähnlichen Angebot und was unterscheidet die tablegray GmbH von ihnen? 

Es gibt Onlineservices, die für wenig Geld ein Formular anbieten, in dem man seine Prozesse und Tools eintragen kann und anschließend ein fertiges Dokument erhält. Für einen Einzelunternehmer mag das eine gute Lösung darstellen, doch sobald ein Unternehmen komplexer ist, reichen diese Onlinetools nicht mehr aus. Vielmehr muss man sich die Zeit nehmen, die Unternehmen individuell anzuschauen.

“Mit den meisten unserer Kunden der tablegray GmbH arbeiten wir so eng zusammen, dass sie uns von selbst informieren, wenn sie eine neue Software entwickeln, ein neues Tool einsetzen oder neue Kunden aufnehmen.”

Weil die Zusammenarbeit so individuell und jede Beratung anders ist, ist es für uns schwierig, Pauschalpakete zu definieren. In diesem Punkt unterscheiden wir uns also deutlich von Onlineservices.  

Zudem agieren wir grundsätzlich sehr schnell. Eine neue Vereinbarung liefern wir inklusive aller Korrekturschleifen zum Beispiel innerhalb von ein bis zwei Wochen. Dadurch, dass wir selbst Unternehmer sind und aus der Wirtschaft kommen, finden wir im Gegensatz zu Rechtsanwälten immer einen guten Zwischenweg zwischen dem, was sein muss und dem, was sein kann. So versuchen wir mit der tablegray GmbH, auch in schwierigen Fällen Wege zu finden, damit der Unternehmer auf der sicheren Seite ist. Wir arbeiten stets aus Unternehmersicht und versuchen, so viele Daten wie möglich, so sicher und so lange wie möglich speichern zu dürfen. Neben der Rechtskonformität im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung europaweit gehören auch speziellere Rechtsgebiete, wie das Vertragsrecht oder Lizenzvereinbarungen im DACH-Raum, zu unserem Angebot.  

Günter Omer: Großartige Kundenergebnisse dank Erfahrung und Expertise  

Kannst du anhand eines Beispiels veranschaulichen, welche Ergebnisse deine Kunden der tablegray GmbH in der Praxis erwarten können? 

Einer unserer Kunden ist ein Unternehmer aus der Steiermark. Der während der Pandemie begonnen hat, ein Onlinekonferenztool für Ärztekongresse und Messen zu entwickeln. Schnell sind große Pharmaunternehmen, Banken und Versicherungen darauf aufmerksam geworden und haben ihr Interesse geäußert. Es wurden technische Details und der Preis verhandelt. Schließlich kamen die Datenschutz- und Rechtsabteilungen der Kunden und fragten nach den Datenschutzdokumenten, die hat es jedoch nicht gegeben. In diesem Fall haben wir in sehr kurzer Zeit und sehr intensiv sämtliche Dokumente erstellen können. Die bereits im ersten Durchlauf von den großen Unternehmen abgesegnet wurden. Mittlerweile verarbeitet dieser Kunde täglich mehrere tausend Besucher über mehrere Veranstaltungen hinweg ab.

Ein weiterer Kunde der tablegray GmbH ist ein neu gegründetes IT-Unternehmen mit super Entwicklern, einer großartigen Technik und guten Rechtsanwälten. Was gefehlt hat, war die Schnittstelle. Die Prozesse und Tools des Unternehmens waren nicht in den Dokumenten der Rechtsanwälte abgedeckt. Und umgekehrt wurde von den Dokumenten mehr verlangt, als der Unternehmer erfüllen wollte. Auch in diesem Fall konnten wir zeitnah sehr gute Lösungen finden, die von Lizenzvereinbarungen über Endnutzerleistungsvereinbarungen bis hin zu internen Datenschutzdokumentationen reichen.  

Günter Omer ist erfahrener Unternehmer

Wie sieht dein Werdegang aus und woher nimmst du deine große Expertise?

Ich bin Ingenieur und Magister und habe mich schon immer für Softwareentwicklung und IT interessiert. Allerdings sitze ich nicht gern hinter dem Schreibtisch, sondern halte mich lieber beim Kunden auf. Ich bin seit 17 Jahren selbstständiger Unternehmer, habe mehrere Unternehmen mitgegründet und bin an vielen bis heute beteiligt. Jedoch nur noch strategisch. Als Fortbildung für mich und meine Geschäftsführertätigkeit und um das Unternehmertum besser zu verstehen und sicherer agieren zu können, habe ich nebenberuflich Rechtswissenschaften studiert.

Anschließend bin ich immer wieder von Kunden aus dem IT-Bereich angesprochen worden, die sich meine rechtliche Beratung und Unterstützung gewünscht haben. Weil ich mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren wollte, habe ich diese Anfragen abgelehnt. Bis ich schließlich mit der tablegray GmbH ein Unternehmen gegründet habe, das rein auf die Beratung von IT-Unternehmen sowie Software- und App-Entwicklern bei der rechts- und datenschutzkonformen Umsetzung ihrer Projekte spezialisiert ist. Mittlerweile besteht mein Team aus mehreren ausgebildeten Juristen und Jus Studenten. Während meine Mitarbeiter die rechtliche Komponente übernehmen, kann ich mich voll auf die Beratung und Strategie sowie die Prozesse und das Theoretische dahinter konzentrieren. 

Die tablegray GmbH setzt auf Wachstum im DACH-Raum  

Wie stellst du sicher, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und was ist deine Mission mit der tablegray GmbH? 

Ich lese Fachzeitschriften für Juristen, besuche regelmäßig Fachtagungen, auf denen ich bereits selbst mehrmals als Speaker aufgetreten bin und stehe in direktem Kontakt mit verschiedenen, namhaften Datenschutzbehörden.

“Leider ist das Datenschutzrecht sehr schwammig und die Expertenmeinungen gehen stark auseinander.”

Aktuell gibt es beispielsweise auch Entscheidungen, bei denen deutsches und österreichisches Recht voneinander abweichen. Darum versuchen wir, aus der aktuellen Rechtslage und den Entscheidungen das herauszufiltern, was der Unternehmer unbedingt umsetzen muss. Unser Ziel ist es, mit der tablegray GmbH die Inhalte möglichst verständlich und fertig aufbereitet zu übermitteln, damit unser Kunde sich im rechtskonformen Rahmen bewegt.  

Künftig möchte ich noch mehr Fokus auf IT-Unternehmen mit tollen Produkten und Tools setzen, die oft sehr schnell skalieren und erst im Nachhinein merken, dass sie im Prozess gewisse Dinge hätten mitbedenken müssen. Erst kürzlich habe ich eine Niederlassung in der Schweiz gegründet. Weil ich in Zukunft eine noch größere Präsenz im DACH-Raum bieten möchte. Ich möchte die Nische weiter ausbauen und eine wichtige Schnittstelle zwischen den Experten – dem Rechtsanwalt und dem IT-Unternehmen – bilden.