Shadow IT in Deutschland: So weit verbreitet ist die Nutzung nicht freigegebener Tools in deutschen Unternehmen

Fehlen passende offizielle Lösungen, greifen Beschäftigte auf eigene Tools zurück, vor allem dann, wenn sie damit ihre Arbeit besser erledigen können. So hat knapp ein Drittel (32 Prozent) der Beschäftigten bei der Arbeit bereits ein digitales Tool genutzt, das vom Arbeitgeber nicht offiziell bereitgestellt oder freigegeben wurde. 30 Prozent gaben als Grund an, dass sie dadurch produktiver arbeiten können. Zusätzlich griffen 27 Prozent auf nicht autorisierte KI-Anwendungen zurück – sogenannte Shadow AI – weil ihr Arbeitgeber keine passende KI-Anwendung bereitstellte. Besonders brisant: Mehr als jede:r Fünfte (22 Prozent) hat bereits unternehmens-, kunden- oder personenbezogene Daten in ein nicht offiziell freigegebenes Tool eingegeben.

Kein schlechtes Gewissen bei Nutzung von Shadow IT und AI

Besonders auffällig ist auch, wie selbstverständlich die Nutzung solcher Tools für viele Beschäftigte offenbar ist: Mehr als die Hälfte der Beschäftigten (56 Prozent) gaben an, kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn solche nicht offiziell freigegebenen Tools für die Arbeit genutzt werden. Dies wird von vielen Beschäftigten offenbar nicht als Regelverstoß wahrgenommen, sondern als pragmatische Lösung für eine konkrete Arbeitsanforderung. Parallel dazu zeigt die Umfrage, dass die Grenzen zwischen erlaubt und nicht erlaubt für viele nicht eindeutig sind: 28 Prozent der Befragten waren sich schon einmal unsicher, welche digitalen Tools ihr Arbeitgeber offiziell freigegeben hat.

Die Ergebnisse offenbaren auch eine Lücke zwischen der tatsächlichen Arbeitsrealität und der offiziellen Tool-Landschaft vieler Unternehmen. Denn trotz bekannter Sicherheitsrisiken geht die Hälfte der Befragten (50 Prozent) davon aus, dass Mitarbeitende im eigenen Unternehmen nicht offiziell freigegebene Tools nutzen. Doch wie transparent diese Nutzung für die IT ist, bleibt vielfach unklar: 23 Prozent glauben, dass das IT-Team davon weiß. 16 Prozent vermuten, dass die Nutzung ohne Kenntnis des IT- oder Security-Teams erfolgt. Weitere 10 Prozent wissen nicht, ob die IT darüber informiert ist.

“Was Beschäftigte als praktische Abkürzung wahrnehmen, kann aus Sicht der IT schnell zu einem erheblichen Risiko werden. Wenn Mitarbeitende auf nicht offiziell freigegebene Anwendungen ausweichen, verlieren Unternehmen den Überblick darüber, welche Tools zum Einsatz kommen und welche Daten dort verarbeitet werden. Dadurch können auch erhebliche datenschutzrechtliche Risiken entstehen”, erklärt Maximilian Lux, Country Lead DACH bei Deel. “Unternehmen müssen deshalb klare Leitplanken schaffen und zugleich Lösungen anbieten, die Beschäftigte im Arbeitsalltag tatsächlich nutzen können. Nur dann lässt sich Shadow IT Schritt für Schritt in einen kontrollierten und produktiven Umgang mit neuen Technologien überführen.”

Methodik

Die Umfrage wurde von Deel in Kooperation mit Censuswide im Zeitraum vom 18.09.2026 bis zum 22.09.2026 unter 2.000 Arbeitnehmenden in Vollzeit in Deutschland durchgeführt, die einer überwiegend computerbasierten Tätigkeit (desk-based workers) nachgehen. Gemeint sind damit Beschäftigte, deren Arbeitsalltag überwiegend durch digitale beziehungsweise computerbasierte Tätigkeiten geprägt ist, unabhängig davon, ob sie im Büro, mobil oder im Homeoffice arbeiten. Censuswide ist Mitglied der Market Research Society (MRS) und arbeitet gemäß deren Verhaltenskodex sowie den Prinzipien von ESOMAR.

Über Deel

Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert und Deel hat den entsprechenden Standard geschaffen. Als Plattform vereint Deel alles, was Unternehmen benötigen, um Mitarbeitende weltweit einzustellen, zu verwalten, zu bezahlen und auszustatten. Deel ist eine Plattform für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Sozialleistungen, Mobilität, Leistungsbewertung und Gerätemanagement in über 150 Ländern. Mit eigener Infrastruktur, KI-gestützten Technologien und einem globalen Netzwerk aus Tausenden lokaler Expert:innen unterstützt Deel Unternehmen dabei, schneller, smarter und gesetzeskonform zu skalieren. Mehr als 40.000 Kund:innen weltweit vertrauen auf Deel. Das Unternehmen wurde entwickelt, um eine globale Marke zu sein, die Menschen lieben. Weitere Informationen unter deel.com.