Rebecca Straten: Wie Unternehmen Recruiting-Fehler im Assistenzbereich vermeiden

In aller Regel verfolgen Unternehmen mit der Besetzung von Assistenzpositionen ein klares Ziel: operative Entlastung schaffen, Strukturen stabilisieren und Freiräume für strategische Aufgaben gewinnen. Ganz so einfach ist es in der Praxis aber nicht, denn trotz zusätzlicher personeller Unterstützung bündeln sich Entscheidungen weiterhin bei der Geschäftsführung, Kalender füllen sich mit operativen Abstimmungen und Projekte geraten ins Stocken. Die Ursache hierfür liegt selten in mangelnder Qualifikation, sondern vielmehr in strukturellen Unklarheiten rund um die Rolle der Assistenz. „Wenn Verantwortlichkeiten und Entscheidungsräume nicht klar definiert sind, bleibt die Geschäftsführung zwangsläufig operativer Engpass – unabhängig davon, wie viele Personen im Team unterstützen“, erklärt Rebecca Straten, Geschäftsführerin der Straten Consulting GmbH.

„Der entscheidende Hebel liegt demnach nicht im Recruiting selbst, sondern in der Klarheit der Struktur dahinter: Nur wenn Rolle, Verantwortung und Entscheidungsräume sauber definiert sind, kann eine Assistenz echte Entlastung schaffen“, fügt sie hinzu. Schon seit Jahren begleitet Rebecca Straten Unternehmen dabei, operative Überlastung zu analysieren und funktionierende Strukturen zwischen Geschäftsführung und Assistenz aufzubauen. Mit ihrer langjährigen Erfahrung als Executive Assistant und Sparringspartnerin kennt sie die typischen Engpässe aus der Praxis. Auf dieser Basis entwickelte sie das STRATEN Führungs- und Assistenz-System, das Unternehmen dabei unterstützt, Entscheidungswege zu strukturieren, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und eine stabile Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu etablieren. Worauf es dabei ankommt, verrät Rebecca Straten hier.

Rebecca Straten über die falschen Auswahlkriterien und ihre Folgen

Neben dem fehlenden Rollenbild liegt bei vielen Unternehmen ein weiteres strukturelles Problem im Recruitingprozess selbst: So priorisieren sie bei der Auswahl von Assistenzkandidaten schlicht die falschen Kriterien. Organisationstalent, Sympathie und beeindruckende Lebensläufe stehen im Vordergrund – Kriterien, die jedoch kaum Auskunft darüber geben, wie eine Person mit Verantwortung umgeht, wie sie Entscheidungen trifft oder in welchem Tempo sie arbeitet.

Fehlbesetzungen werden auf dieser Grundlage meist erst im operativen Alltag sichtbar: Aufgaben müssen ständig nachbesprochen werden, die Assistenz trifft keine eigenständigen Entscheidungen, der Abstimmungsbedarf steigt statt zu sinken. „Das Matching von Werten, Verantwortungsverständnis und Ambition ist kein optionaler Faktor. Es ist die Grundvoraussetzung dafür, dass eine Zusammenarbeit auf diesem Niveau überhaupt funktionieren kann“, betont Rebecca Straten.

Was vor der Suche geklärt sein muss

Damit Assistenz-Recruiting zu echter Entlastung führt, müssen also vor Beginn der Suche bestimmte Grundlagen geschaffen werden. Zunächst braucht es dabei eine klar definierte Assistenzrolle: Soll die Assistenz organisatorisch unterstützen, operativ koordinieren oder strategisch auf Geschäftsführungsebene mitdenken? Diese Entscheidung bestimmt das gesamte Anforderungsprofil. Darüber hinaus müssen konkrete Verantwortungsbereiche definiert werden, für die die Assistenz eigenständig Verantwortung übernehmen kann. Ebenso wichtig sind klar definierte Entscheidungsräume und Kommunikationswege zwischen Unternehmer und Assistenz.

Zuletzt spielt auch das persönliche Matching eine entscheidende Rolle: Arbeitsstil, Geschwindigkeit der Zusammenarbeit, Kommunikationsweise und Verantwortungsverständnis müssen kompatibel sein. Enge Zusammenarbeit auf Geschäftsführungsebene verträgt keine grundlegend unterschiedlichen Arbeitsweisen. Fehlendes Matching erzeugt Reibung und zusätzliche Abstimmungsschleifen, also genau das Gegenteil der angestrebten Entlastung. „Wer eines dieser Elemente vernachlässigt, wird im Recruiting auch weiterhin wenig Erfolg haben“, mahnt Rebecca Straten.

Was klare Verantwortungsstrukturen bewirken

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, entfaltet eine gut besetzte Assistenzrolle erhebliche Wirkung auf die gesamte Organisation. Klare Verantwortungsverteilung reduziert operative Detailfragen, Abstimmungen werden zielgerichteter und Projekte gewinnen an Geschwindigkeit. Statt ungefilterter Informationen erhält der Unternehmer aufbereitete Entscheidungsgrundlagen – sein Fokus verschiebt sich wieder auf strategische Aufgaben. Das Unternehmen wird unabhängiger von der permanenten Verfügbarkeit der Geschäftsführung, Abläufe stabilisieren sich, und die Planungssicherheit steigt.

Wachstum lässt sich so innerhalb klar definierter Strukturen bewältigen, ohne zusätzlichen Druck zu erzeugen. Die Entlastung der Geschäftsführung schafft schließlich Raum für Führung, Weiterentwicklung und unternehmerische Gestaltung. „Wenn Rolle, Verantwortung und Entscheidungsräume klar definiert sind, wird das Unternehmen in seiner Arbeitsfähigkeit unabhängig von der persönlichen Präsenz der Geschäftsführung. Das ist der eigentliche Wert einer gut aufgestellten Assistenz“, so Rebecca Straten abschließend.