Florian Kübler: Manuelle Verwaltungsarbeit im Unternehmen minimieren

An der Steuerung und Überwachung ihrer Prozesse kommen die Unternehmen nicht vorbei. Meist haben sie dafür allerdings mehrere Standardsysteme angeschafft, die ihre Aufgaben mehr schlecht als recht erledigen und das Ziel nur durch einen hohen manuellen Aufwand erreichen: Die Mitarbeiter sehen sich mit komplizierten Vorgängen konfrontiert, weil es zahlreiche Schnittstellen zwischen den Programmen gibt und Daten häufig von Hand eingegeben werden müssen. Zudem lassen sich einige Arbeitsbereiche auf diese Weise überhaupt nicht abdecken. Aus diesen Gründen wäre ein einheitliches System für viele Unternehmen eine große Erleichterung – doch es fehlt am nötigen Know-how und es gibt Bedenken hinsichtlich der Größe des Projekts. “Wir beobachten immer wieder, dass Unternehmen eine umfassende Automatisierung ihrer Verwaltungsprozesse hinauszögern, weil es mit den aktuellen Abläufen ja funktioniert, aber die Frage ist wie effektiv das ganze ist”, sagt Florian Kübler, Gründer von KPA-Service.

“Sie nehmen dabei aber einen hohen Zeitaufwand in Kauf, der unnötige Kosten verursacht.”

“Die Automatisierung der Verwaltungsvorgänge ist eine nachhaltige Lösung, die ein Unternehmen zukunftsfähig macht.” ” Zudem lässt sich mit dem richtigen Partner an der Seite eine Unterbrechung der täglichen Arbeit während der Umstellung auf ein Minimum reduzieren”, fügt Florian Kübler hinzu. Der Wirtschaftsinformatiker hat sich der Aufgabe verschrieben, die Effizienz von Unternehmensprozessen zu verbessern, wobei seine Kunden aus dem produzierenden Gewerbe und zunehmend auch aus dem Handwerk kommen. Das Team von KPA-Service entwickelt seit mehr als zwei Jahren individuelle Systeme, die Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Business Intelligence (BI) unter einem Dach vereinen und sorgt damit für reibungslose Abläufe und eine automatische Prozessüberwachung. Mit den maßgeschneiderten EMB-Systemen konnte KPA-Service bereits zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer Verwaltung unterstützen und ihnen dadurch regelmäßig 160 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit sparen. 

Florian Kübler von KPA-Service bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im ConsultingMagazin, Florian Kübler! Was steckt hinter dem Begriff EMB und welche Vorteile bringt das System Ihren Kunden? 

Unser System ist eine fortschrittliche Technologielösung, die darauf abzielt, das Tagesgeschäft eines Unternehmens zu optimieren und effizienter zu gestalten. EMB steht für Enterprise Management Brain. Wir integrieren dabei drei zentrale Systeme: Da ist zum einen das ERP-System (Enterprise Resource Planning), das zahlreiche verwaltungstechnische Prozesse unterstützt. Im produzierenden Gewerbe kommen beispielsweise Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Qualitätsmanagement, aber auch Kostenmanagement in Betracht. Zum anderen haben wir das CRM-System (Customer Relationship Management), das alle kundenbezogenen Prozesse steuert und dabei sämtliche Kundendaten organisiert. Dazu kommt dann noch das BI-System (Business Intelligence), mit dessen Hilfe sich Daten aus verschiedenen Quellen des Unternehmens sammeln, analysieren und präsentieren lassen, um die Geschäftsleitung bei ihren Entscheidungen zu unterstützen. Mit der Kombination dieser drei Systeme ermöglichen wir eine umfassende Verwaltung und Analyse aller Unternehmensprozesse auf einer einzigen Plattform. 

Reduzierung von Fehlern

Im Kern geht es bei unserem EMB-System darum, Verwaltungsaufgaben weitgehend zu automatisieren, um menschliche Eingriffe überflüssig zu machen. Das führt zu einer deutlichen Reduzierung von Fehlern, die bei einer manuellen Datenverarbeitung und -pflege häufig entstehen. Das System leistet zudem eine automatische Prozessüberwachung, was bedeutet, dass die Abläufe der verschiedenen Geschäftsprozesse kontinuierlich im Blick bleiben, um sicherzustellen, dass alles reibungslos und effizient funktioniert. Sollten Unstimmigkeiten oder Optimierungspotenziale erkannt werden, kann das System eigenständig Anpassungen vornehmen oder zumindest auf die Probleme hinweisen.

Was bedeutet die Optimierung konkret für die Unternehmen? 

Durch die Einführung unseres EMB-Systems senken die Unternehmen ihre Arbeitszeit im Bereich der Verwaltung radikal. In der Folge können sich die Mitarbeiter auf strategische und wertgenerierende Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit routinemäßigen Verwaltungsaufgaben zu verbringen. Ein geringerer Aufwand bei der Arbeitszeit kann aber auch zu einer Einsparung bei den Gehaltskosten genutzt werden und bietet zudem eine sinnvolle Lösung für den Fachkräftemangel. Unser EMB-System setzt das Geschäft unserer Kunden quasi auf “Autopilot” und steigert dadurch die Effizienz: Die Produktivität der Prozesse verbessert sich, Fehler werden vermieden und die systematische Überwachung entscheidender Kennzahlen führt zu einer höheren Marge. Unserer Erfahrung nach sind allein durch die bessere Kontrolle der Schlüsselkennzahlen fünf bis sechs Prozent mehr Gewinn möglich, ohne tiefgreifende Änderungen am Geschäftsbetrieb.

Was Florian Küblers EMB-System von anderen Lösungen unterscheidet 

Systeme für ERP, CRM und BI gibt es am Markt in großer Zahl. Warum sollten die Unternehmen auf Ihre Lösung zurückgreifen? 

Der zentrale Punkt ist, dass wir keine fertige Software vertreiben, sondern ein individuelles System schaffen, das auf die jeweilige Firma zugeschnitten ist. Wenn sich ein Unternehmen für ein gängiges Produkt im Bereich ERP, CRM und BI entscheidet, hat es damit ein System, das für Standardaufgaben entwickelt wurde. Unternehmerische Prozesse laufen aber selten nach Schema F ab und deshalb hilft der vorgegebene Standard oftmals nicht weiter. Die angebotenen Softwarelösungen decken meist 70 bis 80 Prozent der Abläufe ab. Wir dagegen entwickeln Systeme, die exakt zu den vorhandenen Prozessen passen. 

Wie läuft die Einführung Ihres EMB-Systems ab? Muss die Arbeit für eine gewisse Zeit unterbrochen werden? 

Alles arbeitet ganz normal weiter, bis es dann zur Inbetriebnahme des neuen Systems kommt. Die Kooperation beginnt damit, dass wir in das Unternehmen gehen und Interviews mit allen Mitarbeitern führen, um die gesamten Prozesse der Firma zu erfassen. Im Anschluss werden diese Prozesse hinterfragt und modelliert, sodass wir möglichst schlanke Abläufe haben. Auf dieser Grundlage bauen wir dann unser System, wobei wir dafür zwischen einem dreiviertel und einem ganzen Jahr benötigen. Nach einer Testphase wird das System schließlich implementiert und arbeitet von Anfang an reibungslos. 

Florian Kübler über die Länge der Zusammenarbeit

Ist Ihre Arbeit damit abgeschlossen oder bleiben Sie Ihren Kunden langfristig verbunden? 

Die Regel ist eine langfristige Zusammenarbeit, weil das System ständig weiter ausgebaut wird. Es kommen eben neue Aufgaben hinzu und es gibt immer wieder spezifische Wünsche, die in einem durchlaufenden Projekt am besten umgesetzt werden können. Wir erhalten eine monatliche Gebühr und stehen unseren Kunden dann auch nach der Einführung des EMB-Systems in allen Fragen zur Verfügung. Zu unserem Service gehört ein jährliches Audit, bei dem wir prüfen, ob das System noch alle Anforderungen erfüllt oder Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn ein Unternehmen jedoch auf die weitere Unterstützung verzichten möchte, ist das auch kein Problem. Es behält in diesem Fall sein funktionstüchtiges System und kann es einfach weiter nutzen. Das jährliche Audit fällt dann natürlich weg und es gibt auch keinen Datenfluss von unseren Servern, über die wir verschiedene Informationen wie beispielsweise Konkurrenzangebote oder Marktpreise bereitstellen. 

Florian Kübler über den Stand der Dinge bei der Optimierung der Verwaltungsprozesse 

Ihre Kunden kommen vorwiegend aus dem produzierenden Gewerbe und dem Handwerk. Wie steht es dort mit dem Bewusstsein für die Optimierung der Verwaltungsprozesse?

Im produzierenden Gewerbe lag der Schwerpunkt in den vergangenen Jahren auf der Automatisierung der Produktion und das Handwerk ist bei einer effizienten Gestaltung der internen Abläufe bisher ebenfalls eher zurückhaltend. Daher fehlt es in manchen Betrieben schlicht an Wissen über die Möglichkeiten und Chancen im Bereich der Verwaltung. Viele haben halbherzig etwas eingeführt, das nicht gut funktioniert. Gerade diese Vorgehensweise zieht eine Menge von Problemen nach sich, weil es die Mitarbeiter dann mit einem Konglomerat unverbundener Systeme zu tun haben. Die hohe Zahl von Schnittstellen und manuellen Übergängen ist eben fehleranfällig. Die Lösung liegt in einem System, das alle Prozesse integriert und automatische Abläufe bevorzugt.

Wie kamen Sie auf die Idee, KPA-Service zu gründen?

Während meines Studiums der Wirtschaftsinformatik in Augsburg war ich in einer studentischen Unternehmensberatung tätig. Irgendwann arbeitete ich an einem Projekt zur Prozesserfassung in der Personalabteilung eines Unternehmens. Da wurde alles noch ganz traditionell mit Ordern, Papier und Unterschrift durchgeführt. Nachdem das Projekt abgeschlossen war, habe ich den Geschäftsführer gefragt, ob er an einem System für die Automatisierung seiner Prozesse interessiert wäre. Er hat zugestimmt und so konnten wir ein System entwickeln, das am Ende exzellent funktionierte. Der Geschäftsführer war begeistert und hat uns anderen Firmen empfohlen, sodass es schließlich zur Gründung von KPA-Service kam. Wir arbeiten inzwischen seit mehr als zwei Jahren an der Effizienz mittelständischer Unternehmen.