Wie Sie die Projektziele stets im Auge behalten und den Scope Creep verhindern

Der Begriff “Scope Creep” bezieht sich auf unkontrollierte und unbeabsichtigte Änderungen oder Erweiterungen des Projektumfangs, die außerhalb des ursprünglich festgelegten Rahmens liegen. Kurz gesagt, es handelt sich bei Scope Creep um unerwartete Änderungen oder Ergänzungen, die den Projektumfang erweitern, ohne dass angemessene Planung oder Ressourcenbereitstellung erfolgen.

Der Scope Creep schleicht sich oft langsam in ein Projekt ein. Ein Teammitglied schlägt eine kleine Änderung vor, die auf den ersten Blick harmlos erscheint, aber wenn sie akzeptiert wird, können weitere Anpassungen und Erweiterungen folgen. Dies führt oft dazu, dass das Projekt seine ursprünglichen Ziele aus den Augen verliert und sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht aus dem Ruder läuft.

Ursachen des Scope Creep

Die Ursachen für Scope Creep können vielfältig sein. Eine grundsätzliche Ursache ist allerdings mangelnde Klarheit in den Anforderungen. Wenn die Anforderungen an ein Projekt unklar, vage oder unvollständig formuliert sind, schafft dies den idealen Nährboden für Scope Creep. Ein fehlendes Verständnis darüber, was das Projekt genau erreichen soll, führt oft zu Interpretationen und ungewollten Änderungen.

Problematisch ist außerdem, wenn Stakeholder oder Teammitglieder überzogene oder unrealistische Erwartungen an das Projekt haben. Dies kann dazu führen, dass zusätzliche Anforderungen hinzugefügt werden, um diesen Erwartungen gerecht zu werden. Die Jagd nach unrealistischen Zielen kann den Projektumfang erweitern.

Eine unzureichende Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und den Stakeholdern ist ein weiterer häufiger Auslöser für Scope Creep. Wenn Änderungsvorschläge nicht frühzeitig erkannt oder nicht angemessen behandelt werden, kann dies zu ungewollten Erweiterungen führen.

Schließlich ist noch die schlechte Projektsteuerung zu nennen. Das Fehlen effektiver Projektsteuerungsmethoden ermöglicht es Änderungen, sich ungehindert in das Projekt einzuschleichen. Ohne klare Kontrolle über den Projektfortschritt kann der Umfang außer Kontrolle geraten und ein zusätzlicher Auslöser für Scope Creep sein.

Die Auswirkungen 

Die Auswirkungen von Scope Creep auf ein Projekt können verheerend sein und beeinflussen verschiedene Aspekte des Projekterfolgs. 

Verzögerungen: Wenn zusätzliche Anforderungen ohne angemessene Planung und Berücksichtigung der Ressourcen hinzugefügt werden, ist es wahrscheinlich, dass erhebliche Zeitverzögerungen auftreten. Diese Verzögerungen können den geplanten Zeitrahmen des Projekts sprengen und zu Frustration bei den Stakeholdern führen.

Budgetüberschreitungen: Das Einbringen neuer Elemente oder Anforderungen in ein Projekt, ohne die erforderlichen finanziellen Mittel dafür bereitzustellen, kann zu erheblichen Budgetüberschreitungen führen. Dies kann die finanzielle Gesundheit des Projekts gefährden und die Kostenkontrolle erheblich beeinträchtigen.

Qualitätsprobleme durch Scope Creep: Das Hinzufügen von Funktionen oder Anforderungen in letzter Minute kann die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen. Da nicht ausreichend Zeit für gründliche Tests und Qualitätskontrollen bleibt, steigt das Risiko von Fehlern und Mängeln im Projektresultat. Dies kann das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen und langfristige negative Auswirkungen haben.

Frustrierte Teammitglieder: Das ständige Ändern von Zielen und Anforderungen kann zu Frustration und Unzufriedenheit bei den Teammitgliedern führen. Sie müssen sich möglicherweise mit unklaren oder sich widersprechenden Anforderungen auseinandersetzen und haben Schwierigkeiten, ihre Arbeit effektiv zu planen und auszuführen. Dies kann die Motivation und Produktivität des Teams erheblich beeinträchtigen.

Wie kann man Scope Creep verhindern?

Um Scope Creep zu verhindern, sind eine kluge Strategie und ein durchgängiges Projektmanagement vonnöten. 

Der Beginn eines Projekts sollte von klaren, detaillierten und umfassenden Anforderungen geprägt sein, die von allen Stakeholdern gebilligt werden. Anschließend sollte ein deutlicher Projektumfangsplan, der sämtliche zu erreichenden Ziele und Anforderungen umfasst, festgelegt werden.

Darüber hinaus ist ein klar strukturierter Change-Management-Prozess unabdingbar, um zu gewährleisten, dass Änderungsvorschläge gründlich begutachtet und freigegeben werden, bevor sie umgesetzt werden.

Zu guter Letzt ist eine kontinuierliche und wirkungsvolle Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern entscheidend, um frühzeitig Änderungen zu erfassen. Dies ermöglicht die Identifizierung von Problemen, bevor sie zu größeren Schwierigkeiten werden.