proa partners GmbH: Wachstum für den Mittelstand durch kürzere Lieferzeiten

Im deutschsprachigen Raum gibt es über 1.500 mittelständische Unternehmen, die als Hidden Champions bezeichnet werden können. Die DACH-Region ist wirtschaftlich stark und vom Mittelstand geprägt. Trotzdem schauen viele dieser Unternehmen mit gemischten Gefühlen in die Zukunft: Die internationale Konkurrenz, die Problematik der Lieferketten und vor allem der Fachkräftemangel bereiten ihnen Sorgen. “Der produzierende Mittelstand sieht sich in der Tat mit Schwierigkeiten konfrontiert, die nichts mit der Qualität der Produkte zu tun haben”, sagen Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany, Geschäftsführer der proa partners GmbH. “Die Nachfrage ist ausgezeichnet, doch die Kapazitäten sind durch die innerbetrieblichen Strukturen häufig begrenzt, was zu langen Lieferzeiten führt. Nicht selten ist dies der Grund, warum sogar Kundenaufträge abgelehnt werden müssen. Eine Optimierung der Produktion und Ausrichtung an den zukünftigen Anforderungen des Marktes bietet daher erhebliches Potenzial für weiteres Wachstum.”

Die proa partners GmbH unterstützt Hidden Champions im produzierenden Mittelstand dabei, ihre Lieferzeiten zu verkürzen und Kapazitäten für Wachstum zu schaffen. Für Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany stehen stringente Produktionsstrategien und die Effektivität der Auftragsabwicklung im Mittelpunkt. “Es geht um ein klares Ziel- und Strategiebild für die Produktion und um die Ausrichtung und Priorisierung aller Aktivitäten”, erklären die Experten der proa partners GmbH. Die beiden Geschäftsführer haben ihre umfangreiche Expertise während ihrer Tätigkeit am renommierten Werkzeugmaschinenlabor (WZL) der RWTH Aachen und der Beratung von großen produzierenden Konzernunternehmen erworben. Das Potenzial ihrer Methoden für den Mittelstand haben Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany erkannt, nachdem sie selbst ein Technologieunternehmen aufgebaut und geführt haben. Die proa partners GmbH hat sich auf die Fahne geschrieben, Mittelständlern einen effektiven Kompass zu liefern und den Weg aufzuzeigen, wie sie die Produktion zum Wachstumstreiber machen. 

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany von der proa partners GmbH bei uns im Interview! 

Herzlich willkommen im ConsultingMagazin, Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany! Die Hidden Champions im produzierenden Mittelstand gelten als das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Mit welchen Problemen haben diese Unternehmen zu kämpfen? 

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote: Viele Hidden Champions haben gegenwärtig die Herausforderung, dass sie mehr verkaufen könnten, wenn sie schneller liefern könnten. Die langen Lieferzeiten der Produktion begrenzen also den Vertrieb. Produkte können häufig nicht schnell genug, termingerecht oder in ausreichender Stückzahl geliefert werden. Die Ursache liegt typischerweise in einer mangelnden Systematisierung der Abläufe und Strukturen. Die vielen manuellen Prozesse und Abstimmungen der Abteilungen untereinander limitieren die Kapazität der Auftragsabwicklung. Leistungsträger müssen sich zu häufig mit Troubleshooting beschäftigen. Es bleibt keine Zeit für Verbesserungsprojekte.

Konkret sieht die Sache so aus, dass ein Auftraggeber eine bestimmte Menge eines speziellen Produkts bestellen möchte. Das Unternehmen kann in drei Monaten liefern, doch der Auftraggeber braucht das Produkt in drei Wochen. Der Auftrag geht somit verloren, obwohl der Auftraggeber den Hersteller eigentlich favorisiert. Es kommt auch vor, dass bereits getätigte Käufe storniert werden, weil sich die Lieferzeit verzögert. In der Folge greift der Vertrieb häufig in die Produktion ein, um bestimmte Aufträge zu priorisieren, was letztlich zu noch größeren Schwierigkeiten führt. 

Wie gehen die Unternehmen vor, um das Problem nachhaltig zu lösen? 

Stefan Dany: In der Regel ist ihnen nicht klar, welches Potenzial in einer besseren Nutzung der vorhandenen Ressourcen liegt. Sie glauben, sie müssten mehr Mitarbeiter gewinnen, in neue Maschinen investieren oder einen weiteren Standort eröffnen. Die Lösung liegt allerdings primär in der Effektivität der Strukturen und Prozesse. Wir sehen bei unseren Kunden der proa partners GmbH immer wieder, dass die Prozesse nicht klar definiert wurden. In anderen Fällen sind sie schlicht veraltet, sodass sich niemand an sie hält. Die gesamte Steuerung erfordert einen hohen manuellen Aufwand, weshalb die Leistungsträger des Unternehmens fast ausschließlich im täglichen Troubleshooting gefangen sind. Es fehlt schlicht die Zeit, Prozesse nachhaltig zu verbessern. Das alles führt zu Fehlern, ständigen Rückfragen und Konflikten. Es ist wie beim Baumfällen, wenn jemand immer schneller mit der Axt auf das Holz einschlägt, anstatt die Axt zwischendurch zu schärfen oder an der Fälltechnik zu arbeiten. 

Mit welchen Folgen müssen die Unternehmen rechnen, wenn sie auf diese Weise weitermachen? 

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote: Unsere Kunden der proa partners GmbH sind durchweg international tätig und haben in ihrer Branche einen ausgezeichneten Ruf. Sie limitieren sich, ihr Wachstum und damit ihre Zukunftsperspektive jedoch selbst.

“Gerade in der aktuellen wirtschaftlichen Situation haben gute Unternehmen die Chance, überproportional zu wachsen und ihre Stellung im Markt auszubauen.” 

Weshalb die Mittelständler die Hilfe der proa partners GmbH benötigen 

Sind von dieser Problematik allein mittelständische Unternehmen betroffen?

Stefan Dany: Nein, das nicht, aber die Auswirkungen sind größer. Mittelständische Unternehmen haben typischerweise herausragende Kompetenzen in der operativen Fertigung und Montage ihrer Produkte – darauf gründet sich schließlich auch ihr guter Ruf. In Bezug auf die strategische Ausrichtung der Produktion an den Anforderungen des zukünftigen Vertriebs beziehungsweise Marktes sowie der systematischen Weiterentwicklung von Strukturen fehlen jedoch häufig Erfahrung, Kompetenz und Kapazitäten. An dieser Stelle kommt die proa partners GmbH ins Spiel. 

Wie sieht die Zusammenarbeit mit der proa partners GmbH aus? Streben Sie eine langfristige Partnerschaft an? 

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote: Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden der proa partners GmbH beginnt immer mit der gemeinsamen Arbeit an der fundamentalen Produktionsstrategie. Aus Vertriebs- und Produktionsperspektive entwickeln wir gemeinsam ein motivierendes Strategiebild für die zukünftige Produktion. Eine ansprechende Visualisierung schafft ein gemeinsames Verständnis des Führungsteams und ermöglicht die Kommunikation ins Unternehmen. Klare Gestaltungsprinzipien helfen bei der Ausrichtung und Priorisierung zukünftiger Aktivitäten. In einer Umsetzungsplanung definieren wir außerdem die konkreten Maßnahmen für die nächsten 12 Monate. Wir unterstützen unsere Kunden der proa partners GmbH dann bei der Umsetzung der Produktionsstrategie, zum Beispiel bei der Bereinigung des Produktportfolios, der Definition von Fertigungs- und Logistikstrukturen oder der Optimierung von Geschäftsprozessen. Unsere Kunden profitieren von unseren Methoden, Umsetzungsleitfäden und Best-Practices, die wir für neun zentrale Handlungsfelder definiert haben.

Sie haben bereits eine ganze Reihe von mittelständischen Unternehmen betreut. Was schätzen Ihre Partner im Besonderen an der proa partners GmbH? 

Stefan Dany: Die Methoden, die wir anwenden, haben wir wissenschaftlich fundiert selbst entwickelt und in den vergangenen zehn Jahren durch die Beratung führender produzierender Konzernunternehmen eine umfangreiche Expertise aufgebaut. Diese stellen wir nun dem produzierenden Mittelstand zur Verfügung. Das ist für die kleinen und mittleren Unternehmen ein besonderer Mehrwert, denn die Konzerne sind ihnen hinsichtlich der Strukturen und Prozesse um fünf bis acht Jahre voraus. Zudem haben wir selbst ein mittelständisches Unternehmen als Geschäftsführer geführt. Wir kennen somit auch die Perspektive unserer Kunden.

“In unserer Nische gibt es kein vergleichbares Angebot.”

Die mittelständischen Unternehmen schätzen unsere Professionalität und Kompetenz. Wir überzeugen inhaltlich und die Zusammenarbeit mit uns macht Spaß. 

Jan-Philipp Prote und Stefan Dany: Wir klären unsere Kunden über den Blick von außen auf

Stößt das Angebot der proa partners GmbH auf der anderen Seite auch auf Bedenken oder Vorbehalte? 

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote: Das ist zweifellos der Fall. Für den Mittelstand ist eine Unternehmensberatung noch immer keine Selbstverständlichkeit. Vorbehalte gibt es unter anderem dahingehend, dass ein externer Berater das Unternehmen und seine spezifischen Rahmenbedingungen nicht versteht. Aus Sicht des Unternehmens sind die internen Abläufe komplex und einzigartig. Dazu kommt eine bestimmte Mentalität, die bei manchen mittelständischen Unternehmen zu finden ist. Da heißt es dann unter anderem “Wir haben es seit fünfzig Jahren allein geschafft und werden auch diese Probleme ohne fremde Hilfe bewältigen!”. Unsere erste Aufgabe besteht dann darin, die Unternehmen davon zu überzeugen, dass der Blick von außen für Klarheit im Inneren sorgt. Unsere Kunden der proa partners GmbH sind da zum Glück weiter und schätzen unsere Expertise.

Sie sagen, dass die internen Abläufe aus Sicht des Unternehmens komplex sind. Ist das objektiv betrachtet gar nicht der Fall? 

Stefan Dany: Wenn sich jemand über viele Jahre ganz auf die Aufgaben im Tagesgeschäft konzentriert, kann es leicht zu einem Tunnelblick kommen. Es wird dann kaum noch wahrgenommen, was rechts und links des Weges passiert und welche neuen, innovativen Lösungsansätze es gibt.

“Leistungsträger haben häufig kaum die Zeit, sich über die internen Abläufe und die Möglichkeiten zu ihrer Verbesserung Gedanken zu machen.”

Sie sind eben damit beschäftigt, “den Kopf über Wasser zu halten”. Nehmen wir beispielsweise einen Betrieb, der im Produktionsprozess auf eine alte Maschine setzt, die den Produktionsablauf hemmt, verkompliziert und verteuert: Im Unternehmen herrscht die Meinung vor, dass es ohne diese Maschine nicht geht. In der Diskussion mit unseren Kunden der proa partners GmbH finden wir dann eine Lösung, auf die im Unternehmen in der Regel niemand kommt. Zum Beispiel das Bauteil von einem Zulieferer produzieren zu lassen oder das Produkt so zu verändern, dass das Bauteil nicht benötigt wird. Damit reduzieren wir die Komplexität. 

Wenn es im Unternehmen zu Veränderungen kommt, betrifft das in erster Linie die Mitarbeiter. Sehen Sie es als Ihre Aufgabe an, die Belegschaft mitzunehmen? 

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote: Unbedingt! Die eigentliche Kommunikation erfolgt jedoch konsequenterweise immer durch unsere Kunden selbst. Wir erarbeiten mit den Geschäftsführern nicht nur Konzepte und unterstützen sie bei der Umsetzung, sondern entwickeln immer auch die Mitarbeiterkommunikation. Durch unseren Fokus auf Wachstumsunternehmen werden wir von der Belegschaft durchweg positiv wahrgenommen, da unsere Ansätze unmittelbar spürbare Vorteile bringen und die Zukunft des Unternehmens sichern. 

Im ersten Schritt der Zusammenarbeit stellen wir fest, welche Anforderungen an die Produktion bestehen. Dabei achten wir darauf, dass neben der Produktions- auch die Vertiebsperspektive zu Wort kommt. Im zweiten Schritt entwickeln wir die Mission und die Vision einer künftigen Produktion. Es entsteht ein Strategiebild, das im Unternehmen genutzt wird, um die Mitarbeiter mitzunehmen. Der dritte Schritt ist die Umsetzungsplanung. Wenn es dann um die konkreten Maßnahmen geht, ziehen alle an einem Strang. 

Wie Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote und Stefan Dany zu Experten für Produktionsmanagement und Geschäftsprozesse wurden

Wie sieht Ihr Werdegang bis zur Gründung der proa partners GmbH aus? Wo haben Sie sich kennengelernt?

Stefan Dany: Kennengelernt haben wir uns am renommierten Werkzeugmaschinenlabor (WZL) der RWTH Aachen. Wir waren dort als wissenschaftliche Mitarbeiter, Projekt- und Gruppenleiter tätig, Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote hat als Oberingenieur den Bereich Produktionsmanagement geleitet. In dieser Zeit haben wir das theoretische Fundament unserer zukünftigen Arbeit gelegt. Unsere Tätigkeit drehte sich um die Entwicklung von Methoden und Tools für das Produktionsmanagement. Außerdem haben wir diverse Fachartikel und -bücher veröffentlicht. In den Jahren am WZL sind wir zu Experten für Produktionsmanagement und Geschäftsprozesse geworden. Die Unternehmensberatung war im Übrigen von Anfang an Teil unserer Aufgabe. 

Die Beratung im Rahmen des WZL war allerdings immer projektbezogen und das hat uns auf die Dauer nicht genügt. Wir haben daher das Global Production Management Center auf dem RWTH Aachen Campus mitgegründet und als Geschäftsführer geführt. Das Center haben wir in knapp vier Jahren zur führenden Meinungsplattform im Themenfeld Produktionsmanagement entwickelt und Unternehmen wie Miele, Hilti oder Henkel als Kunden gewonnen. Wir wollten allerdings nicht nur als Berater “an der Seitenlinie stehen”, sondern auch unbedingt unser Wissen selbst anwenden und unternehmerisch tätig werden. Deshalb entschlossen wir uns, ein mittelständisches Technologieunternehmens zur Industrialisierung von Wasserstoffsystemen mitzugründen und auch hier die Geschäftsführung zu übernehmen. Hier haben wir gelernt, wie wichtig neben der klaren Strategie die pragmatische Umsetzung ist. 

Die proa partners GmbH war von Beginn an auf den produzierenden Mittelstand ausgerichtet 

Und wie kam es dann zur Gründung der proa partners GmbH?

Dr.-Ing. Jan-Philipp Prote: Bei der Arbeit für unser mittelständisches Technologieunternehmen bemerkten wir, dass eine Anpassung unserer Konzepte und Methoden aus der Beratung großer Unternehmen für den Mittelstand ungeheure Potenziale bereithalten würde. Dieser Gedanke kam uns erneut, als wir überlegten, wie wir unsere Expertise in Zukunft sinnvoll einsetzen könnten. Wir wollten etwas Eigenes schaffen, unabhängig von unserem bisherigen Umfeld der RWTH Aachen und unabhängig von anderen Mitgesellschaftern. Die Frage war, in welcher Kundengruppe wir den größten Mehrwert liefern können. Die Antwort lautete schnell: Im produzierenden Mittelstand. Uns reizt die Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmern und Geschäftsführern, insbesondere in Bezug auf deren durch Verantwortung, Pragmatismus und Risikobereitschaft geprägte Denkweise. 

Wir haben unsere erprobten Methoden und Tools der proa partners GmbH auf die Anforderungen des Mittelstands übertragen. Durch unsere klare Fokussierung erzielen wir mit überschaubarem Aufwand auf Kundenseite hervorragende Ergebnisse. Es gibt kein vergleichbares Angebot im Markt.

Mit der proa partners GmbH arbeiten Sie an der Mission und der Vision Ihrer Partner. Wie sieht es damit bei Ihnen selbst aus? 

Stefan Dany: Wir machen den produzierenden Mittelstand langfristig wettbewerbsfähig! Der produzierende Mittelstand ist das Rückgrat des gesellschaftlichen Wohlstands im deutschsprachigen Raum.

“Wir schätzen es, mit Unternehmerpersönlichkeiten zielorientiert zusammenzuarbeiten.”

Wir helfen den Mittelständlern beim Wachstum, indem wir effektive Produktionsstrategien entwickeln und diese gemeinsam in operative Exzellenz umsetzen. Außerdem unterstützen wir die Führungskräfte mit der proa partners GmbH dabei, Freiräume zu schaffen, damit sie ihr Wissen und ihre Energie für die Weiterentwicklung des Unternehmens einsetzen können. Es geht darum, gute Unternehmen noch besser zu machen, sodass sie mit technologisch herausragenden Produkten nachhaltig wachsen können.