Michael Polit: Warum beim Unternehmenskauf auch das Wissen mitgekauft werden muss

Wie abhängig ein Unternehmen tatsächlich von seinem Inhaber ist, zeigt sich oft erst, wenn er nicht mehr da ist. In vielen mittelständischen Betrieben und Handwerksunternehmen laufen wichtige Informationen ausschließlich bei ihm zusammen. Er kennt die Besonderheiten einzelner Kunden, weiß, welche Lieferanten zuverlässig sind, und trifft Entscheidungen auf Grundlage jahrelanger Erfahrung. Solange er selbst die Geschäfte führt, fällt diese Abhängigkeit kaum auf. Nach der Übergabe kann sie jedoch zum ernsthaften Problem werden. Denn der neue Eigentümer muss plötzlich Zusammenhänge verstehen, die zuvor niemand dokumentiert hat. „Im schlimmsten Fall kauft man sich dann kein inhaberunabhängiges Unternehmen, sondern einen neuen operativen Vollzeitjob. Genau das sollte eine gut vorbereitete Unternehmensübernahme verhindern“, warnt Michael Polit, geschäftsführender Gesellschafter der Otter Consult GmbH.

„Das Wissen darf mit dem Altinhaber nicht aus dem Unternehmen verschwinden. Es muss so im Betrieb verankert sein, dass die Mitarbeitenden auch ohne ihn weiterarbeiten und Entscheidungen treffen können“, erklärt Michael Polit weiter.

Gemeinsam mit seinen Geschäftspartnern Fabian Zamzau und Markus Steck begleitet er mit der Otter Consult GmbH mittelständische Unternehmer bei Unternehmensverkäufen, Unternehmenskäufen und Nachfolgeregelungen. Hinzu kommen über 26 eigene Unternehmenskäufe und -verkäufe innerhalb der Firmengruppe sowie ein Transaktionsvolumen im dreistelligen Millionenbereich. Diese Erfahrung zeigt, worauf es für eine erfolgreiche Übergabe ankommt: klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Abläufe und wichtiges Wissen, das nicht an einzelne Personen gebunden bleibt.

Michael Polit von der Otter Consult GmbH: Vor dem Unternehmenskauf prüfen, wo das entscheidende Wissen steckt

Wer ein Unternehmen kaufen möchte, prüft Umsätze, Gewinne, Verträge und wirtschaftliche Risiken. Ebenso wichtig ist jedoch die Frage, wie der Betrieb im Alltag tatsächlich funktioniert. Käufer sollten deshalb vor der Übernahme nachvollziehen, welche Aufgaben Mitarbeitende bereits eigenständig erledigen und an welchen Stellen weiterhin das Wissen oder die Entscheidung des Altinhabers erforderlich ist. So wird sichtbar, ob funktionierende Strukturen vorhanden sind oder der laufende Betrieb noch stark von einer einzelnen Person abhängt.

Besonders genau sollten Käufer auf Kundenwissen, Lieferantenbeziehungen, wiederkehrende Abläufe und operative Entscheidungen schauen. Dabei geht es nicht nur darum, ob diese Informationen grundsätzlich vorhanden sind, sondern auch darum, wo sie zu finden sind und wer darauf zugreifen kann. Liegen wichtige Absprachen lediglich in persönlichen Notizen, Papierordnern oder verstreuten Dateien, besteht vor der Übergabe Handlungsbedarf. Die Bestandsaufnahme zeigt damit konkret, welches Wissen noch gesichert und für andere zugänglich gemacht werden muss, bevor der bisherige Inhaber aus dem Tagesgeschäft ausscheidet.

Wie Lernplattformen und digitale Systeme den Wissenstransfer erleichtern

Ist geklärt, welches Wissen nach der Unternehmensübernahme erhalten bleiben muss, stellt sich die Frage, wie man es den Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zur Verfügung stellen kann. Eine Möglichkeit ist eine interne Lernplattform, auf der wiederkehrende Abläufe, Besonderheiten im Umgang mit Kunden und Lieferanten sowie wichtige Arbeitsweisen verständlich festgehalten werden.

„Es reicht allerdings nicht, Wissen irgendwo zu dokumentieren. Die Mitarbeitenden müssen darauf zugreifen, es verstehen und im Arbeitsalltag damit arbeiten können“, erklärt Michael Polit von der Otter Consult GmbH.

Damit das gelingt, sollte man auch die übrigen Systeme im Unternehmen so nutzen, dass wichtige Informationen für alle zuständigen Mitarbeitenden verfügbar sind. Eine digitalisierte Buchhaltung erleichtert beispielsweise den Überblick über finanzielle Vorgänge. Ein CRM-System sorgt wiederum dafür, dass Kundendaten, Kontakte und Absprachen zentral erfasst werden und bei Bedarf nachvollzogen werden können. Auf diese Weise sind Mitarbeitende nicht darauf angewiesen, Informationen in Papierordnern oder persönlichen Notizen zu suchen oder einzelne Kollegen danach zu fragen. Werden die Systeme regelmäßig gepflegt und im Tagesgeschäft genutzt, können wichtige Aufgaben auch dann weitergeführt werden, wenn der bisherige Inhaber nach der Übernahme nicht mehr als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Michael Polit: Klare Verantwortlichkeiten machen Mitarbeitende handlungsfähig

Damit das gesicherte Wissen im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden kann, müssen Mitarbeitende allerdings auch wissen, welche Entscheidungen sie selbst treffen dürfen. Denn selbst die beste Dokumentation hilft wenig, wenn bei jeder Rückfrage oder kleineren Entscheidung weiterhin eine Freigabe erforderlich ist. Deshalb sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sein. Dazu gehört auch, festzulegen, in welchen Fällen Mitarbeitende eigenständig handeln können und wann eine Abstimmung mit der Geschäftsführung notwendig ist. So verhindert man, dass alltägliche Abläufe ins Stocken geraten, sobald der bisherige Inhaber nicht mehr zur Verfügung steht.

Ein wichtiger Baustein sind dabei feste Budgets und Entscheidungsgrenzen. Beispielsweise können Mitarbeitende innerhalb eines vereinbarten finanziellen Rahmens bestimmte Anschaffungen selbst genehmigen, ohne dafür jedes Mal die Geschäftsführung einschalten zu müssen. Damit der neue Eigentümer trotzdem den Überblick behält, helfen regelmäßige Berichte über wichtige Kennzahlen, Ausgaben und betriebliche Entwicklungen. Auf diese Weise kann er erkennen, wo Handlungsbedarf besteht, ohne sich um jede einzelne Entscheidung im Tagesgeschäft kümmern zu müssen.

Otter Consult GmbH: Wann ein Unternehmen wirklich inhaberunabhängig ist

Am Ende zeigt sich der Erfolg einer Unternehmensübernahme daran, wie selbstständig der Betrieb nach dem Ausscheiden des bisherigen Inhabers funktioniert. Der neue Eigentümer sollte nicht dessen Rolle eins zu eins übernehmen und damit selbst zum nächsten Engpass werden. Vielmehr braucht er den nötigen Freiraum, um das Unternehmen zu führen und weiterzuentwickeln, während das Tagesgeschäft auch ohne sein ständiges Eingreifen läuft.

Für Michael Polit ist deshalb ein einfacher Maßstab entscheidend: Ein inhaberunabhängiges Unternehmen sollte auch dann weiterarbeiten und Geld erwirtschaften können, wenn der Unternehmer über mehrere Monate nicht operativ eingreift. „Wer ein Unternehmen kauft, sollte sich damit keinen neuen Vollzeitjob schaffen. Das Ziel ist ein Betrieb, den der Käufer unternehmerisch führen und weiterentwickeln kann, ohne selbst jede operative Aufgabe und Entscheidung übernehmen zu müssen“, fasst Michael Polit von der Otter Consult GmbH zusammen.