Benjamin Oestreich: Mit optimierten Prozessen zu mehr Effizienz

In vielen Unternehmen ist es an der Tagesordnung, dass Mitarbeiter viel Zeit mit repetitiven Aufgaben verbringen. Das kostet nicht nur viele Ressourcen, sondern birgt auch eine hohe Fehlerquote, die wiederum zu Verzögerungen, Mehrkosten und einer sinkenden Kundenzufriedenheit führen kann. Der Schlüssel zur Lösung dieser Probleme ist die Prozessoptimierung. Denn die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen hilft Unternehmen dabei, manuelle Aufgaben und Verwaltungsaufwand zu reduzieren und ihre Effizienz und Produktivität deutlich zu erhöhen. Doch auch, wenn die Prozessoptimierung in den Dienstleistungsangeboten vieler Agenturen zu finden ist, erfordert es ein hohes Maß an Expertise und Erfahrung, die Systeme und Prozesse in Unternehmen ganzheitlich und nachhaltig zu optimieren und damit gute Ergebnisse zu erzielen. “Viele Anbieter arbeiten in diesem Bereich mit gefährlichem Halbwissen, das zu ineffizienten Lösungen für die Unternehmen führt”, erklärt Benjamin Oestreich, Geschäftsführer der Prozessfaktor GmbH.

“Vor allem im Bereich Sales bedeuten ineffiziente Prozesse verpasste Chancen und gehemmtes Wachstum.”

“Mit maßgeschneiderten Lösungen optimieren wir die Prozesse entlang des gesamten Kundenzyklus und helfen Unternehmen dabei, ihre Ressourcen besser einzusetzen”, fährt der Experte für Prozessoptimierung fort. “Beispielsweise können dadurch manuelle Aufgaben um fünfzig Prozent reduziert, die Kundenzufriedenheit um zwanzig Prozent erhöht und im Sales-Prozess dreißig Prozent Zeit eingespart werden.” Als Gründer und Geschäftsführer der Prozessfaktor GmbH hilft Benjamin Oestreich Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen mit fünf bis 200 Mitarbeitern dabei, durch die Automatisierung und Effizienzsteigerung ihrer internen Geschäftsprozesse große Einspar- und Wachstumspotenziale sowie erhebliche Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Mit über zwanzig Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und Prozessoptimierung und tiefgreifender Expertise entwickelt Benjamin Oestreich von der Prozessfaktor GmbH individuelle und toolunabhängige Lösungen, die die Unternehmen seiner Kunden auf ein neues Level heben. 

Benjamin Oestreich von der Prozessfaktor GmbH bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im ConsultingMagazin, Benjamin Oestreich! Sie sind Experte für Prozessoptimierung. Mit welchen Herausforderungen kommen Unternehmen auf Sie zu? 

Ein Problem, das all unsere Kunden gemeinsam haben, sind ineffiziente Prozesse. Zu identifizieren sind diese anhand sogenannter Flaschenhälse im Prozess. Typische Beispiele sind stetig wachsende Lead-Listen, die nicht effizient abtelefoniert werden können oder Verzögerungen in der Rechnungsstellung aufgrund von Arbeitsstau. Weil diese Flaschenhälse ein Unternehmen daran hindern, neue Kunden zu gewinnen oder Bestandskunden zufriedenzustellen, stellen sie ernstzunehmende Wachstumshindernisse dar. Zudem führen sie zu Unzufriedenheit auf verschiedenen Ebenen, da Ressourcen nicht optimal genutzt werden und die Bearbeitung von Aufträgen langsamer vonstatten geht. Vor allem in Kundenprozessen fallen die Engpässe schnell durch unzufriedene Kunden und ineffiziente Vertriebsabläufe auf. Mit dem Wissen, dass die Identifizierung und Optimierung der Flaschenhälse in ihren Prozessen entscheidende Faktoren für die Steigerung der Effizienz und die Förderung des Unternehmenswachstums darstellen, wenden sich die Unternehmen an uns, um von unserer Expertise zu profitieren.

Benjamin Oestreich über die Zusammenarbeit mit der Prozessfaktor GmbH 

Wie können sich Kunden die Zusammenarbeit mit der Prozessfaktor GmbH in der Praxis vorstellen und mit welchen Ergebnissen können sie rechnen?

Von Marketing und Vertrieb bis hin zu Onboarding und Fulfillment deckt das Dienstleistungsangebot der Prozessfaktor GmbH den gesamten Kundenzyklus ab und umfasst dabei alle Phasen von der Kundenakquise bis zur Nachbetreuung. Ziel ist es, die internen Prozesse in den Unternehmen unserer Kunden so zu optimieren, dass Zeit gespart wird und Ressourcen effizienter eingesetzt werden können. In der Praxis kann das bedeuten, die Vertriebs- und Marketingprozesse zu automatisieren, um potenzielle Kunden anzuziehen und schneller und effizienter auf Kundenanfragen reagieren zu können, oder durch die Automatisierung von Routineaufgaben dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

“Insgesamt erhöhen die Identifikation von Engpässen sowie die Analyse und Optimierung von Prozessen die Wettbewerbsfähigkeit und Kundenzufriedenheit eines Unternehmens und fördern langfristige Kundenbeziehungen.” 

Im nächsten Schritt stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme und Prozesse effektiv nutzen können. Viele Prozesse sind automatisiert und erfordern keinen Mitarbeiter mehr – für alle anderen implementieren wir klare Standards, bieten Schulungen an und stellen Tutorials zur Verfügung. Die Tutorials ermöglichen es den Mitarbeitern, die Inhalte in ihrem eigenen Tempo durchzuarbeiten und währenddessen jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen zu können. Durch den Einsatz von Standard Operating Procedures, kurz SOP, können wir klare Anleitungen und Checklisten zur Verfügung stellen, um die Einhaltung von Prozessen zu gewährleisten und die Effizienz zu steigern. Neben Geschwindigkeit und Klarheit wird dadurch auch viel Geschmeidigkeit in die Arbeitsabläufe gebracht. Abgesehen von kurzen monatlichen Update-Gesprächen hat unser Kunde während der Zusammenarbeit in der Regel keinen eigenen Aufwand. 

Die Prozessfaktor GmbH steht für tiefgreifende Expertise, jahrelange Erfahrung und individuelle Lösungen 

Benjamin Oestreich, was unterscheidet die Prozessfaktor GmbH von anderen Anbietern?

Ein Punkt, der die Prozessfaktor GmbH deutlich von anderen Dienstleistern unterscheidet, ist unsere langjährige Erfahrung in der Beratung von Agenturen und Dienstleistern. Sie verschafft uns den Vorteil, bewährte Methoden und Strategien zu nutzen, die über die Jahre hinweg entwickelt wurden. Mit einer Kombination aus Erfahrung und Flexibilität entwickeln wir individuelle Ansätze, die den spezifischen Bedürfnissen der Kunden gerecht werden und ihre Effizienz nachhaltig steigern. Mit der Integration und Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse in einer maßgeschneiderten Lösung bieten wir spezifische Ansätze für unterschiedliche Unternehmensbereiche. 

Im Gegensatz zu anderen Anbietern kann die Prozessfaktor GmbH darüber hinaus toolunabhängige Lösungen anbieten. Das heißt, dass wir die Systeme und Prozesse, mit denen der Kunde arbeitet, in unsere Konzepte integrieren und optimieren, anstatt sie durch andere Tools zu ersetzen. Ich kenne keine Agentur, die ein ähnliches Angebot hat. Vielmehr haben die meisten Verträge mit verschiedenen Softwareanbietern oder kennen und verwenden nur ein bestimmtes Tool. Zudem begleiten wir unsere Kunden von der Implementierung bis zur laufenden Optimierung und bieten auch im Anschluss noch einen umfassenden Support und eine kontinuierliche Betreuung an.

Benjamin Oestreich empfiehlt die Zusammenarbeit mit Experten

Prozessoptimierung ist ein beliebtes Thema, das aktuell in vielen Dienstleistungsportfolios zu finden ist. Was würden Sie sagen, worauf es in diesem Bereich ankommt?

Um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es notwendig, veraltete Prozesse und Systeme zu modernisieren und zu optimieren. In diesem Bereich empfiehlt sich jedoch die Zusammenarbeit mit Experten, die nicht nur praktisches Wissen, sondern auch Erfahrung in der Prozessoptimierung vorweisen können. Denn oberflächliches Wissen führt in vielen Fällen zu ineffektiven Lösungen, weil es die komplexen Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens oft nicht berücksichtigt. 

Im Gegensatz dazu ermöglicht tiefgreifende Expertise eine präzise Analyse und maßgeschneiderte Strategien, die auf die spezifischen Prozesse des Unternehmens abgestimmt sind. So ist die Unterscheidung zwischen oberflächlichem Wissen und umfassender Expertise entscheidend für den langfristigen Erfolg von Prozessoptimierungen und Automatisierungen. Ich erlebe es immer wieder, dass Kunden neuen Prozessen und Technologien mit Unsicherheit und Skepsis begegnen. In diesen Fällen erfordert es eine transparente Kommunikation und nachweisbare Erfolge, um eine Vertrauensbasis zu schaffen – auch das können nur Experten leisten.

Beeindruckende Kundenergebnisse der Prozessfaktor GmbH 

Benjamin Oestreich, können Sie anhand eines Kundenbeispiels veranschaulichen, welche Ergebnisse durch die Zusammenarbeit mit der Prozessfaktor GmbH möglich sind?

Eines unserer Kundenunternehmen, das zu den Top 50 der Branding-Agenturen in Deutschland zählt, kam mit dem Problem auf uns zu, dass das vorhandene CRM-System nicht effektiv genutzt wurde. Der große Umfang der Prozesse und die vielen zur Verfügung stehenden Funktionen hatten dazu geführt, dass die Vertriebsmitarbeiter überfordert waren und das System nicht richtig genutzt haben. Sie haben es zwar oberflächlich angewandt, doch die vielen Vorteile des CRM-Systems nicht ausgenutzt, weil es schlicht zu komplex war. Mit dem Ansatz, das System an das Unternehmen anzupassen statt umgekehrt, haben wir gemeinsam mit dem Kunden ein simples, exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes CRM-System entwickelt. Die Lösung wird vom Vertrieb gut angenommen und ist insgesamt ein großer Erfolg. 

Benjamin Oestreich über seinen Werdegang

Wie kam es zur Gründung der Prozessfaktor GmbH?

Ich habe einen juristischen Hintergrund und 2001 ein kleines Einzelunternehmen in diesem Bereich gegründet. Weil ich viele Routineaufgaben zu erledigen hatte, wurde mir bereits damals bewusst, wie sinnvoll es ist, Prozesse zu automatisieren. So habe ich angefangen, Systeme zu bauen und mich seitdem immer weiterentwickelt. Mein Schlüsselmoment war die CeBIT 2011: Als weltweit größte Computermesse trieb sie die Digitalisierung voran und stand in diesem Jahr unter dem Motto “papierloses Büro”. Vor Ort habe ich schnell gemerkt, dass niemand dieses Thema umsetzt – statt Scannerlösungen zu verwenden, tackerte man ausgedruckte Messebögen an Visitenkarten. Das habe ich zum Anlass genommen, den ersten digitalen Messebogen auf einem iPad zu entwickeln und damit eine innovative Lösung zu schaffen, die den Übergang von Papier zu digitalen Formaten erleichterte. Um eine sofortige Nachverfolgung und Kommunikation mit Messebesuchern zu ermöglichen, wurde Automatisierung in den Prozess integriert, der zum vollen Erfolg wurde. 

So habe ich viele große Projekte gewinnen können, die ich zum Teil bis heute mit der Prozessfaktor GmbH betreue. Durch signifikante Prozessoptimierung konnten wir bei einem großen Projekt zum Beispiel innerhalb von vier Jahren eine Skalierung von zwei Millionen auf 20 Millionen Euro Jahresumsatz ermöglichen. Über eine Million manueller Prozesse im Monat laufen hier heute komplett automatisiert, was hohe Einsparungen bei den Personalkosten und eine effizientere Ressourcennutzung ermöglicht. 

Benjamin Oestreich will die Digitalisierung in Deutschland vorantreiben

Welche Mission verfolgen Sie mit der Prozessfaktor GmbH?

In Deutschland spricht man viel über die Digitalisierung, doch die Umsetzung ist sehr mangelhaft. Unsere Mission mit der Prozessfaktor GmbH ist es, Worte in Taten zu verwandeln und Lösungen zu schaffen, die den Unternehmen Mehrwert bieten. Es gibt diverse Faktoren, die Unternehmen daran hindern, aktiv zu werden und in die Umsetzung zu kommen. Unser Ziel ist es, sie dabei zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass Deutschland im Bereich digitaler Transformation aufholt.