Microsoft führt automatische Standorterkennung in Teams ein – was Führungskräfte und Beschäftigte jetzt wissen müssen

Wie funktioniert die neue Standortfunktion in Teams?

Mit dem Update erkennt Teams automatisch, ob sich ein Gerät im Büro befindet. Grundlage ist nicht GPS, sondern das WLAN:

• Die IT-Abteilung hinterlegt zunächst den Namen des Büro-WLANs (SSID) im System.
• Erkennt Teams diese SSID, wird der Status des Mitarbeiters automatisch auf „im Büro“ gesetzt.
• Wird ein anderes WLAN genutzt, etwa zuhause, wird „Homeoffice“ angezeigt.

Microsoft trackt also keine vollständigen Standortdaten – aber die Verbindung zum Bürogebäude lässt sich eindeutig erkennen.

Wann dürfen Unternehmen die Funktion legal aktivieren?

Rein rechtlich bewegt sich die automatische Standorterfassung in einer Grauzone. Die Kernfrage lautet: Handelt es sich um ein Überwachungstool?

Arbeitsrechtlerin Anneka Ruwolt ordnet ein:

• Wenn die Funktion ausschließlich der Zusammenarbeit dient, gilt sie nicht als Überwachung.
• Da aber personenbezogene Daten verarbeitet werden, greift die DSGVO.
• Deshalb ist eine Einwilligung der Arbeitnehmer zwingend erforderlich.

Ohne freiwillige Zustimmung ist die Nutzung illegal und kann für Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit darstellen – inklusive Geldbußen.

Wie können Unternehmen die Zustimmung einholen?

Je nach Größe des Unternehmens gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen:

• Kleinere Firmen: direkte Einholung der Einwilligung bei den Mitarbeitenden.
• Größere Unternehmen: Der Betriebsrat muss eine Betriebsvereinbarung verhandeln.

Wichtig: Auch eine solche Vereinbarung muss den Schutz der Persönlichkeitsrechte klar berücksichtigen – etwa durch klare Vorgaben, wer Daten einsehen darf und wofür sie genutzt werden.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer behalten weitreichende Kontrollmöglichkeiten:

• Recht auf Verweigerung der Einwilligung
• Recht auf Widerruf – auch nachträglich
• Recht auf Löschung der erhobenen Daten
• Anspruch auf Unterlassung und Schadensersatz, wenn unzulässig Daten erfasst wurden

Wer die Funktion nicht möchte, kann sich also effektiv dagegen wehren.

Wie wird die Funktion aktiviert – und woran erkennen Mitarbeitende das?

Die Funktion wird nicht automatisch freigeschaltet. Sie muss aktiv von der IT oder der Führungskraft aktiviert werden. Voraussetzung: Die SSID des Büro-WLANs wird im System hinterlegt.

Arbeitnehmer können den Aktivierungsstatus selbst erkennen:

• Heute tragen sie ihren Arbeitsort manuell im Profil ein.
• Nach dem Update setzt Teams den Status automatisch – sichtbar im Profilmenü oben rechts.

Sobald dieser Wechsel ohne Zutun des Nutzers erfolgt, ist klar: Der Arbeitgeber hat die Funktion aktiviert.

Warum führt Microsoft die Funktion ein?

Offiziell geht es um Produktivität und Transparenz: Teams soll erleichtern, wer im Büro ansprechbar ist und wer remote arbeitet. Vor allem für hybride Arbeitsmodelle sollen Abstimmungen, spontane Meetings und Präsenzplanung effizienter werden.

Doch der Nutzen hat einen Preis: Die automatische Standorterkennung berührt sensible Daten – und wird zweifellos Diskussionen über Datenschutz, Mitarbeiterüberwachung und digitale Grenzen in Unternehmen neu entfachen.

Für Führungskräfte gilt daher: Einsatz nur mit klarer Kommunikation und sauberer rechtlicher Grundlage. Für Mitarbeitende: Genau hinschauen, welche Einstellungen aktiviert werden – und Rechte kennen.