Dr. Sebastian Adam: Die Dos and Don’ts des Anforderungsmanagements

Überall dort, wo an komplexen Produkten und Projekten gearbeitet wird, finden sich in der Regel zahlreiche Anforderungen von vielen verschiedenen Personen und Interessengruppen. Umso wichtiger ist es, seine Prozesse zu optimieren und so für bessere und effizientere Ergebnisse zu sorgen. “Ohne das richtige Anforderungsmanagement geht ein großer Teil der Arbeitskraft durch Abstimmungsprozesse, unnötige Fehler oder wiederholte Besprechungen verloren. Mit den richtigen Prozessen lässt sich daher in der Projektarbeit viel Zeit und Geld sparen”, sagen Dr. Sebastian Adam und Account Manager Lukas Schönberger von der OSSENO Software GmbH.

Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH: Individuell angepasste Software für effektives Anforderungsmanagement

Als branchenübergreifender Lösungsanbieter für das Informations- und Anforderungsmanagement entwickelt die OSSENO Software GmbH Möglichkeiten, durch die sich Projekte besser strukturieren und verwalten lassen. Das Team um Dr. Sebastian Adam und Lukas Schönberger stellt dabei mittelständischen Unternehmen und Innovationsteams von Großkonzernen individuell angepasste Software bereit, mit der sich Anforderungen schnell und kostensparend in erfolgreiche Projekte überführen lassen. Welche Dos and Don’ts Unternehmen im Rahmen des Anforderungsmanagements beachten sollten, hat Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH im Folgenden zusammengefasst.

1. Der Nutzen eines guten Anforderungsmanagements sollte nicht unterschätzt werden

Bei der Entwicklung von Produkten, IT-Systemen oder Dienstleistungen müssen die Projektteams der Unternehmen oftmals zahlreiche Leitlinien, Ausschreibungsdetails und Anforderungen einhalten. Ungenaues Arbeiten oder fehlende Einheitlichkeit kann hier schnell zu schwerwiegenden Problemen führen und das gesamte Projekt verzögern. Die Ursache ist laut Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH dabei vor allem die unvermeidliche Arbeitsteilung. Wo die Dokumentation der Anforderungen nicht einheitlich erfasst und laufend aktualisiert wird, kann dies schnell zu unvollständigen, fehlerhaften oder unpräzisen Vorgaben führen.

Um derartige Reibungsverluste zu vermeiden und keine Missverständnisse zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber aufkommen zu lassen, sollten sich auch mittelständische Unternehmen eines modernen Anwendungsmanagements bedienen. Mit diesem lassen sich die zahlreichen Anforderungen und Spezifikationen bearbeiten und verwalten, die an viele Unternehmen heute durch Kunden, Partner und Lieferanten gestellt werden. Indem man sämtliche Daten auch nach wiederholter Bearbeitung einheitlich erfasst, lassen sich wiederholte Besprechungen oder Fehler durch geänderte Anforderungen auf ein Minimum reduzieren, weiß Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH.

2. Anwendungsmanagement aus dem Lehrbuch vermeiden

Häufig führen Unternehmen zwar Lösungen für Anforderungsmanagement ein, vertrauen dabei jedoch auf Techniken, wie man sie aus dem Lehrbuch oder von einem Lehrgang kennt. Zwar ist es durchaus richtig, das Anforderungsmanagement im Unternehmen theoretisch zu untermauern. Dabei gerät jedoch oft in Vergessenheit, dass die jeweiligen Mitarbeiter letztlich täglich mit dem gewählten Prozess arbeiten müssen. Die Anforderungsanalyse sollte daher immer zur Arbeitsweise und den Strukturen eines Unternehmens passen, um Reibungsverluste zu vermeiden und in der betrieblichen Praxis einen echten Mehrwert bieten zu können. Allgemeine Ratschläge von einem Kongress oder aus dem Lehrbuch können das nur selten leisten, erklärt der Gründer der OSSENO Software GmbH.

3. Mitarbeitern konkrete Unterstützung geben

Viele Unternehmen führen zwar Systeme zum Anforderungsmanagement ein, setzen dabei jedoch nur auf Dokumentenvorlagen und Standardschulungen. Sie lassen die Mitarbeiter ansonsten mit dem Projekt allein.

Ohne methodische Anleitungen und langfristige Unterstützung wird einmal Gelerntes jedoch meist schnell wieder vergessen. So kann die Anforderungsanalyse nicht den erhofften Nutzen bringen.

Besser ist es daher, die Mitarbeiter durch individuelle Coachings und Schulungen in die Lage zu versetzen, die Vorteile eines modernen Anforderungsmanagements selbstständig und vollumfänglich ausschöpfen zu können. Interne oder auch externe Berater können hier zum Beispiel entlang eines konkreten Projektes eine maßgeschneiderte Begleitung bieten, um das Gelernte weiter zu verinnerlichen, rät Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH.

4. Feedback einholen

Die Führungsebenen sollten zudem nicht vergessen, dass modernes Anforderungsmanagement nur dann Zeit und Geld sparen kann, wenn der tatsächliche Anwender mit dem neu eingeführten Prozess zurechtkommt und von dessen Sinnhaftigkeit überzeugt ist. Hierzu muss man alle Beteiligten richtig involvieren. Können sie den Nutzen des Anforderungsmanagements selbst erleben, werden sie motiviert sein und mit einer ganz anderen Leidenschaft und Effizienz an ihre Aufgaben gehen, weiß Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH. Umso wichtiger ist es, bereits frühzeitig Bedenken oder Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter in die Planung der Anforderungsanalyse einzubeziehen und das neue Vorgehen erst einmal anhand einfacher Pilotprojekte zu testen. Wer zudem während der Einführungsphase regelmäßig Feedback bei den Anwendern einholt, kann seine Produktentwicklungsprozesse noch weiter optimieren.

5. Der Nutzen guter Werkzeugunterstützung darf nicht unterschätzt werden

Um die Optimierung seiner Prozesse und Arbeitsabläufe bestmöglich voranzutreiben, darf auch der Nutzen von spezialisierten Werkzeugen nicht unterschätzt werden. Obwohl zum Beispiel die Entwicklung eines medizinischen Geräts oder einer Fertigungsmaschine viele hunderte Anforderungen erfüllen muss, arbeiten vor allem viele mittelständische Unternehmen bei der Koordination der Anforderungen noch immer mit Excel-Tabellen, statt auf professionelle Tools für das Anforderungsmanagement zu setzen. In der Folge kommt es immer wieder zu Verzögerungen oder Unstimmigkeiten, weil sich Spezifikationen laufend ändern oder nicht alle Beteiligten gleichermaßen Zugriff auf die Datensätze haben. Doch das muss nicht sein. Schließlich gibt es zahlreiche Tools, die man auch ohne das aufwendige Einarbeiten von den Mitarbeitern nutzen kann. Nutzt man diese aktiv, lassen sich Aufgaben automatisieren und Prozesse beschleunigen. Die Wirkung wird dann nicht lange auf sich warten lassen und resultiert in insgesamt qualitativ hochwertigen Projekten, fasst Dr. Sebastian Adam von der OSSENO Software GmbH zusammen.