Workbase: Mit KI zu höherer Produktivität im Unternehmen

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Workbase ist eine innovative und flexible Lösung, die Unternehmen sowohl bei der Systematisierung ihrer Prozesse als auch bei der Effizienzsteigerung ihrer Mitarbeiter unterstützt. So ist es Unternehmen möglich, viel Zeit zu sparen, das Potenzial ihrer Mitarbeiter zu maximieren und die Produktivität zu steigern. Ursprünglich entwickelte der Geschäftsführer Nils Kröger Workbase für seine eigene Agentur. Aufgrund der positiven Resonanz steht das Tool inzwischen aber auch allen anderen Unternehmen zur Verfügung, die auf der Suche nach einer umfassenden Anlaufstelle für ihre Mitarbeiter sind.

Das KI-Tool ChatGPT des US-amerikanischen Entwicklers OpenAI ist nach wie vor in aller Munde. In nicht einmal sechs Monaten hat der textbasierte Chatbot die Geschäftswelt auf den Kopf gestellt und in vielen Büros für Aufbruchstimmung gesorgt. In zahlreichen Unternehmen experimentieren Mitarbeiter und Führungskräfte mit der künstlichen Intelligenz, deren Antworten kaum von menschlichen Antworten zu unterscheiden sind. ChatGPT ist dazu in der Lage, Fragen zu beantworten, Informationen zusammenzufassen und Texte zu schreiben. Dafür wurde das KI-Tool mit Millionen von Texten, so zum Beispiel aus Büchern, den sozialen Medien und Onlineforen, trainiert. Schon jetzt wird die künstliche Intelligenz millionenfach rund um den Globus eingesetzt – zum Beispiel, wenn es darum geht, Werbetexte zu erstellen. Kein Wunder, schließlich können sich Arbeitnehmer ihre Arbeit mit KI-Tools wie ChatGPT erheblich erleichtern, so Nils Kröger von Workbase.

Grundsätzlich ist die künstliche Intelligenz in fast allen Branchen einsetzbar. So kann der Chatbot zum Beispiel im Marketingkontext hilfreich sein. Allerdings kann ChatGPT nicht auf unternehmensinterne Daten zugreifen. Fragen wie “Wie kann ich Urlaub einreichen?”, “Wer ist nächste Woche im Urlaub?” oder “Wie exportiere ich die Datei für ein Kundenbild?” können nicht beantwortet werden – doch sind unternehmensbezogene Fragen tatsächlich die meistgestellten Fragen an Führungskräfte und damit Zeitfresser.

Diese Vorteile bringt die Workbase AI

Das genannte Problem löst Workbase. Hier können Unternehmen Trainingskurse, Neuigkeiten, Umfragen und verschiedene Seiten zu jeglichen Informationen anlegen. So schauen sich beispielsweise neue Mitarbeiter einfach den entsprechenden Trainingskurs an, statt aufwendig manuell eingearbeitet zu werden. Die Workbase AI wird nun automatisch von Workbase mit jeglichen Informationen der Unternehmen trainiert. Zum Beispiel lernt die Workbase AI jedes Trainingsvideo und kann damit Fragen zu jeglichen Themen in Sekunden beantworten, erklärt Nils Kröger. So müssen sich Mitarbeiter nicht noch einmal ein bestimmtes Trainingsvideo anschauen oder ein Dokument nachschlagen, sondern können einfach den Workbase Assistenten fragen.

Nils Kröger ist der Geschäftsführer von Workbase. — Workbase sorgt für Unternehmer in vielerlei Hinsicht zur Zeitersparnissen.

Diese Vorteile bringen KI-Tools mit sich

Künstliche Intelligenz hat in den letzten Monaten eine immer wichtigere Rolle in der Arbeitswelt eingenommen. Text- und sprachbasierte Chatbots wie der Workbase Assistent sind dabei besonders interessant für Unternehmen, denn sie können in fast allen Bereichen dabei helfen, die Effizienz zu steigern, Mitarbeitern repetitive Aufgaben abzunehmen, Fragen zu unternehmensspezifischen Anliegen beantworten und die Produktivität zu erhöhen. In vielen Unternehmen werden KI-Tools schon jetzt regelmäßig von Mitarbeitern genutzt, um Zeit zu sparen, erklärt Nils Kröger von Workbase. Besonders von Vorteil ist dabei die Tatsache, dass diese Tools komplexe Anfragen wie ein Mensch versteht. Der Chatbot kann nicht nur Artikel, E-Mails und Dokumente erstellen, sondern ist auch dazu in der Lage, lange Dokumente zusammenzufassen. Zudem kann das KI-Tool dem Nutzer bei der Programmierung und Ideenfindung basierend auf Trainingsvideos, Anleitungen oder auch vom Unternehmen hinterlegten Vorgaben helfen. Allein durch diese Funktionen kann der Workbase Assistent in vielerlei Szenarien für enorme Zeitersparnisse sorgen. Für Unternehmen ergeben sich daraus spannende Einsatzmöglichkeiten.

Warum Unternehmen auf eine unternehmenseigene KI setzen sollten

KI-Tools wie das öffentliche ChatGPT bringen aber einige Schwächen mit sich. Da der Chatbot in seiner Reinform nicht auf interne Abläufe, Mitarbeiterinformationen und unternehmensspezifische Daten zugreifen kann, ist er nicht dazu in der Lage, unternehmensbezogene Fragen zu beantworten. Möchte ein Mitarbeiter also zum Beispiel wissen, wie er seinen Urlaubsantrag richtig stellt, kann ChatGPT ihm diese Frage nicht beantworten. Stattdessen muss sich der Mitarbeiter an einen Kollegen oder die Teamleitung wenden, hält Nils Kröger von Workbase fest.

Die Lösung für dieses Problem kann eine unternehmenseigene KI wie der Workbase Assistent sein, der zwar auf der API von OpenAI basiert und damit alles kann, was auch ChatGPT kann, zusätzlich aber auch auf unternehmensspezifische Daten, so zum Beispiel auf Wikis, Umfragen, Strukturen, Neuigkeiten, Mitarbeiter oder Trainingsvideos, zugreifen kann.

Um die Datensicherheit müssen sich Unternehmen dabei keine Sorgen machen.

Zum einen werden nur relevante Daten an den Entwickler OpenAI gesendet. Zum anderen werden die Daten nicht zum Trainieren des Chatbots genutzt und nach einem Tag automatisch wieder gelöscht. Dadurch haben Unternehmen maximale Kontrolle darüber, was mit ihren persönlichen Daten passiert. Die API-Nutzung stellt folglich kein Risiko dar.

Workbase: Unternehmenseigene KI bringt die Effizienz auf ein neues Level

Für Unternehmen bringt die Nutzung einer unternehmenseigenen KI zahlreiche Vorteile mit sich. Da das KI-Tool auf unternehmensbezogene Fragen innerhalb von Sekunden antworten kann, entfallen weitere Nachfragen bei Kollegen und Führungspersonen. Zudem ist der Assistent zu jeder Zeit up to date. Zeitersparnisse und Effizienzsteigerungen sind die Folge. Bei Bedarf können Unternehmen die Antworten der künstlichen Intelligenz sogar noch weiter individualisieren und personalisieren – zum Beispiel, indem sie ihre unternehmenseigene KI komplett selbst branden, weitere Datenquellen wie Google Drive hinterlegen und Vorgaben für den Assistenten hinterlegen. So sorgen Unternehmen dauerhaft für ein besseres Arbeitsklima und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.