Ana Karen JimenezDiese zeitliche und örtliche Flexibilität kann jedoch auch dazu verführen, E-Mails allzu salopp und unbedacht zu formulieren. Welche Verhaltensregeln man beim Verfassen einer E-Mail unbedingt beachten sollte, folgt in diesem Beitrag zum Thema E-Mail Etikette.
E-Mail Etikette: Die korrekte Form einhalten
Auch wenn die E-Mail kein klassischer Geschäftsbrief ist, sollten dennoch die wichtigsten Grundregeln schriftlicher Kommunikation eingehalten werden. Durch beachten einer E-Mail Etikette beweist man nicht nur Souveränität und Kompetenz in der Kommunikation, sondern gibt seinem Gegenüber auch zu verstehen, dass man ihn und das Anliegen ernst nimmt.
Sinnvoller und aussagekräftiger Betreff
Zeit ist Geld, und viele Entscheidungsträger erreichen täglich über hundert E-Mails. Daher ist jeder dankbar für eine Betreffzeile, die kurz und knapp Auskunft über das Thema der Konversation gibt. Wer daher einen Betreff wie „Anfrage“, „Hallo“ oder gar eine leere Zeile wählt, wird schnell aussortiert. Besser, wenn man die E-Mail Etikette beachtet: „Unser Telefonat vom 20. Mai“ oder „Rückfrage Kosten zum Projekt X“.
Die E-Mail Etikette rät richtige Anreden zu verwenden
Die E-Mail Etikette rät auch, dass man sich in den Kunden oder Geschäftspartner hineinversetzen und die ihm gebührende Anrede wählen sollte. Hier hilft es, sich an den üblichen Formeln aus dem Briefverkehr zu orientieren. Ein „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist vor allem in der geschäftlichen Korrespondenz angemessen und transportiert Seriosität. Bei bereits längeren Geschäftsbeziehungen entspricht ein kurzes „Guten Tag“ zwar noch knapp der E-Mail Etikette, kann jedoch auch etwas unfreundlich wirken. Vollständig in den Bereich des Privaten verbannt gehören in jedem Fall Anreden wie „Hallo“ oder „Hi“, außer vielleicht in der Kommunikation mit vertrauten Kollegen.
Grußformel
Genauso wichtig wie die korrekte Anrede ist laut der E-Mail Etikette die richtige Grußformel am Schluss. Zu verwenden ist hier das klassische „Mit freundlichen Grüßen“. Bei höherer Vertrautheit entsprechen auch noch „Beste Grüße“ oder „Viele Grüße aus Stadt X“ der E-Mail Etikette. Abkürzungen wie „LG“ oder „MfG“ zeugen jedoch von mangelnder Professionalität und gehören ins Reich von WhatsApp & Co.
E-Mail Etikette zur Rechtschreibung und Grammatik
Zu einer souveränen E-Mail-Korrespondenz gehört in jedem Fall die richtige Rechtschreibung und Grammatik. Daher sollte unbedingt die Rechtschreibprüfung des E-Mail- oder Textverarbeitungsprogramms genutzt und der Text vor dem Abschicken wenigstens einmal quergelesen werden.
Den richtigen Ton treffen
Keinesfalls sollte man Worte oder Sätze in Grußbuchstaben verfassen, da dies im elektronischen Schriftverkehr als Schreien gilt. Wer etwas hervorheben möchte, sollte stattdessen einzelne Begriffe in Fettschrift setzen. Den gesamten Text dagegen in Kleinbuchstaben zu verfassen, ist auch bei eilig verfassten Schriftsätzen ein absolutes No-Go und zeugt von mangelndem Respekt für das Gegenüber und einem Missachten der E-Mail Etikette. Ebenso verbietet sich die Verwendung von Smileys oder Emoticons im geschäftlichen Umfeld.
Der richtige Inhalt
Wie beschrieben, ertrinken viele Unternehmer geradezu in E-Mails. Wer hier die Dankbarkeit und den Respekt seines Geschäftspartners oder Kunden erlangen möchte, der fasst sich kurz. Mit der Konzentration auf wenige Kernaussagen und der Formulierung kurzer Sätze spart man seinem Adressaten daher wertvolle Arbeitszeit. Bei Einhaltung von korrekter Anrede und Grußformel wirken auch sehr kurze E-Mails noch förmlich und professionell genug.
Oberste Regel der E-Mail Etikette: Freundlichkeit
Wem nun seinerseits eine saloppe oder langatmige E-Mail erreicht, sollte dennoch freundlich bleiben. Gerade in der schriftlichen Kommunikation unter Zeitdruck kann es leicht zu missverständlichen Formulierungen kommen. Nachsicht mit dem Gesprächspartner und das konsequente Einhalten eines freundlichen Tons gewährleisten einen konstruktiven Austausch und zeugen von geschäftlicher Professionalität. Schlüpfrige Bemerkungen oder gar Beleidigungen verbieten sich von selbst.
Fachsprache spärlich einsetzen
Je allgemeiner die Korrespondenz, umso weniger Fachbegriffe oder Abkürzungen sind zu verwenden. Nur wenn wirklich Sicherheit besteht, dass die jeweiligen Begriffe bekannt oder üblich sind, sollte man darauf zurückgreifen. Bei einleitenden Anfragen oder neuen Geschäftskontakten sind möglichst allgemein verständliche Bezeichnung die bessere Wahl.
Signatur verwenden
Mit E-Mail-Programmen kann man problemlos eine Signatur für alle ausgehenden Nachrichten einfügen. Sie ist gleichsam die Visitenkarte des Absenders. Hierhin gehören laut der E-Mail Etikette alle wichtigen Daten wie Job-Titel, Name, Adresse und Telefonnummer inklusive E-Mail-Adresse.
Das korrekte Versenden und Weiterleiten
Im geschäftlichen Bereich sollte bei Gruppen-E-Mails nicht an alle Mitglieder geantwortet werden. In der Regel ist die Antwort nur für den Verfasser relevant, weshalb er als Adressat genügt. Ebenso ist ein ständiges Rückantworten mit Weiterleiten der ursprünglichen Nachrichten unnötig, wenn nicht genau auf die vorhergehenden Informationen Bezug genommen werden soll. Besser ist hier eine direkte Antwort über eine neue E-Mail.
Auf Priorität verzichten
In den meisten Programmen können die Nachrichten mit der Priorität „hoch“ versehen werden. Beim Empfänger wird die E-Mail dann mit einem Symbol erscheinen, dass sie als wichtig kennzeichnet. Dieses Vorgehen kann jedoch nicht nur als anmaßend empfunden werden, es ist auch überflüssig: Mit einer präzisen und aussagekräftigen Betreffzeile wird die Wichtigkeit der Nachricht von selbst deutlich.
Anhänge und Links sparsam einsetzen
Auch wenn Verlinkungen und Dokumente im Anhang ihre Berechtigung haben: Sie kosten ihren Empfänger zusätzlich Zeit und werden oft gar nicht gelesen. Man sollte sie daher nur verwenden, wenn sie einen echten Gewinn an Informationen liefern können. In der Regel sollte man jedoch versuchen, bereits alles Relevante im Schrifttext der E-Mail unterzubringen. Die E-Mail Etikette rät: Wenn es unbedingt Anhänge sein müssen, sollte man sich auf eine Dateigröße von etwa drei Megabyte beschränken und die Sendung vorher möglichst ankündigen.
Rechtzeitig antworten
Zu guter Letzt gilt laut der E-Mail Etikette: Der Trumpf der E-Mail ist ohne Frage die schnelle Reaktionsmöglichkeit. Daher gebietet es die Höflichkeit, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Ist dies nicht möglich, sollte man wenigstens eine kurze und höfliche Eingangsbestätigung versenden.
Samuel Altersberger
Alexander Rick
