Ana Karen JimenezGerade in der Selbstständigkeit kommen neben der eigentlichen Arbeit auch Mails zur Buchhaltung und ähnlichen Aufgaben dazu. Auf der Habenseite: Wie viele Mails man bekommt, kann man nicht beeinflussen. Wie man mit ihnen umgeht, schon – durch E-Mail-Management.
Was kann E-Mail-Management?
Unter E-Mail-Management versteht man ein System, das den Umgang mit Mails optimiert. Dazu gibt es nicht die eine, einzig richtige Methode – jeder Mensch ist anders, jede Arbeit auch. Aber es gibt einfache Prinzipien, mit denen sich Arbeitsbelastung und Zeitaufwand reduzieren lassen. Ausprobieren kostet nichts, kann aber das Arbeitsleben deutlich entspannen.
Vorteile von E-Mail Management:
- Weniger Ablenkung
- Weniger Stress
- Effizientere Arbeit
- Mehr Zeit
Die 5 wichtigsten Regeln
Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß: E-Mail-Benachrichtigung ausschalten
Egal ob sich eine neue Mail durch einen Ton oder ein Icon bemerkbar macht – den meisten Menschen fällt es schwer, nicht sofort nachzusehen, was da ins Postfach geflattert ist. Dass die Konzentration dahin ist und beim ständigen Hin- und Herschalten der Stresspegel steigt, ist klar.
Tipp: Wer gar zu neugierig ist, kann das Mailprogramm auch ganz schließen und nur bei Bedarf aufrufen. So kommt man weniger in Versuchung, nur eben mal kurz nachzusehen. Übrigens sind besonders Selbstständige und Menschen im Homeoffice gefährdet, ihre Mails auch in der Freizeit zu kontrollieren. Ein Fehler: Ohne ausreichend Pausen brennt auch der leistungsfähigste Mensch rasch aus.
Die Zeit ist reif: spezielle Zeitfenster für E-Mails im E-Mail Management festlegen
Zwar behauptet das Klischee, dass Frauen sehr und Männer nur wenig multitaskingfähig sind. Die Wahrheit lautet: Das menschliche Gehirn kann kein Multitasking, zumindest, wenn dafür Aufmerksamkeit notwendig ist. Es kann nur sehr rasch zwischen zwei bewussten Tätigkeiten hin- und herschalten. Das kostet viel Energie. Sinnvoller ist es daher, sich nur zu speziellen Zeiten den Mails zu widmen – dann aber mit voller Konzentration.
Tipp: Ein guter Zeitpunkt ist laut Studien unter der Woche vormittags. Gerade Selbstständige neigen dazu, sich am Wochenende für die Post Zeit zu nehmen. Viele der Mails werden dann aber ohnehin erst unter der Woche gelesen – und gehen vielleicht in der Flut an Mails unter.
Vom Zoll lernen: Blockabfertigung
Wenn dann die Zeit für die E-Mails gekommen ist, sollte man gleich eine ganze Reihe davon abarbeiten. Und man sollte den Frosch fressen, also unangenehmen Aufgaben nicht ausweichen (engl.: Eat The Frog Method). Ist die Mail geöffnet: beantworten. Auch, wenn man dabei eine unangenehme Nachricht überbringen muss. Sonst hängt die unerledigte Mail als Damoklesschwert über dem Tag, und das macht erst wieder Stress.
Tipp: Da jeder Mensch eine andere Aufmerksamkeits- und Konzentrationsspanne hat, muss auch jeder selbst herausfinden, wie viele Mails er am Stück erledigen kann. Blockabfertigung bedeutet nicht, dass der gesamte Posteingang auf einmal erledigt werden muss!
In der Kürze liegt die Würze: Durch E-Mail Management nicht ausschweifen
Vieles lässt sich kurz und knapp beantworten. Die Höflichkeit muss natürlich beachtet werden, vor allem bei der Kommunikation mit Kunden. Oft genügen aber kurze Antworten. Das mag bei einer Mail nicht viel Unterschied machen – gerechnet auf Hunderte oder Tausende Mails, die pro Jahr erledigt werden, läppert sich der Zeitgewinn zusammen. Immerhin werden laut Studien 1-2 Stunden pro Arbeitstag allein zur E-Mail-Erledigung verwendet. Jede Ersparnis summiert sich im Lauf des Jahres.
Tipp: Die meisten Mailprogramme erlauben Tasten-Kürzel, sodass eine Tastenkombination für wiederkehrende Formulierungen ausreicht. Statt jedes Mal „vielen Dank und herzliche Grüße“ zu tippen, reicht dann ein STRG+B aus. Ist gewöhnungsbedürftig, bald aber nicht mehr wegzudenken. Ebenfalls clever: Auf häufige Anfragen kann man Standard-Antworten vorformulieren – und bei Bedarf einfach per Copy-and-paste in die Mail setzen.
Ordnung ist das halbe Leben im E-Mail Management: Ordner nutzen
Eine Mail zu bearbeiten, bedeutet nicht zwangsläufig, die darin geforderte Aufgabe zu erfüllen. Dringende oder kurze Anfragen kann man sofort beantworten, andere Mails kommen in entsprechende Ordner. So behält man den Überblick und sieht auf einen Blick, was rascher Aufmerksamkeit bedarf und was auch ein bisschen länger warten kann, ohne dass der nationale Notstand ausbricht.
Tipp: Ungewollte Newsletter abbestellen und den Mail-Eingang des abgelaufenen Jahres archivieren, räumt den Posteingang auf. Das ist nicht nur optisch schöner, sondern auch übersichtlicher – und das entspannt.
Wie sinnvoll sind E-Mail-Management-Programme?
E-Mail-Management-Software gibt es wie Sand am Meer. Erleichtern sie das E-Mail-Management wirklich? Das muss jeder selbst beantworten, aber: Die meisten herkömmlichen Mailprogramme haben Funktionen, um verschiedene Ordner anzulegen, einen Kalender, ein Archiv und eine Suchfunktion. Viel mehr braucht es nicht, der Rest liegt an Gewohnheit und Selbstdisziplin. Dann kann auf zusätzliche Software gut verzichtet werden.
Daher gilt: E-Mail-Management ist keine Hexerei. Sie ist aber eine Notwendigkeit für alle, die mit vielen Mails konfrontiert sind, besonders aber für leitende Angestellte und Selbstständige. Jetzt kommt es nur noch drauf an, diese Ratschläge umzusetzen – und so durch E-Mail-Management der Flut an Mails den Schrecken zu nehmen.
Samuel Altersberger
