Michael Wohlfart: Warum mehr Personal nicht der Schlüssel zum Erfolg ist

Die Steuerberatungsbranche kämpft gegenwärtig mit erheblichen Herausforderungen: Ein akuter Personalmangel trifft auf eine wachsende Auftragslast. Kanzleien streben danach, ihre Kapazitäten durch personelle Aufstockung zu erweitern und erhoffen sich so die Lösung ihrer Probleme. Doch dies erweist sich oft als Trugschluss, wissen Michael Wohlfart und Bastian Schoder. Das simple Hinzufügen von Personal kann die grundlegenden Probleme, etwa ineffiziente Prozesse oder falsche strategische Ausrichtung, nicht lösen. Stattdessen führt die vorschnelle Einstellung unpassender Bewerber in vielen Fällen sogar zu Qualitätsverlust und Ressourcenverschwendung. “Der Fokus sollte nicht ausschließlich auf der Mitarbeitersuche liegen. Werden die inneren Strukturen und Prozesse nicht optimiert, riskieren Kanzleien, in einem Teufelskreis aus Überlastung und Qualitätsminderung gefangen zu sein”, erklärt Michael Wohlfart, Kanzleiberater und Mitgründer der Kanzleibooster GmbH.

“Wenn die genannten Herausforderungen nicht bewältigt werden, können langfristige Konsequenzen drohen, die die Reputation und Wettbewerbsfähigkeit der Kanzlei ernsthaft gefährden”, ergänzt sein Geschäftspartner Bastian Schoder. Gemeinsam haben sie sich mit der Kanzleibooster GmbH der Aufgabe verschrieben, Kanzleiinhaber zeitlich zu entlasten und den Stress in der Kanzlei zu reduzieren. Statt auf eine voreilige Personalexpansion setzen sie hierfür auf das Implementieren effizienter Prozesse und Strukturen sowie die Optimierung der Mandantenstruktur. Bis dato konnten Michael Wohlfart und Bastian Schoder mit der Kanzleibooster GmbH mehr als 200 Steuerkanzleien zu einer zeitlichen Entlastung verhelfen.

Michael Wohlfart und Bastian Schoder: Auch in herausfordernden Zeiten gilt es langfristig zu denken

Besonders in Anbetracht der immer weiter steigenden Arbeitslast scheint es für Steuerkanzleien der logische Schritt zu sein, ihr Personal zu erweitern. In der Verzweiflung wenden sie dem Prozess jedoch oft zu wenig Aufmerksamkeit zu und tendieren dazu, den erstbesten Kandidaten einzustellen. “Statt unbedacht Kandidaten einzustellen, deren Qualifikation nicht ausreicht und sich so mitunter fatalen Folgen für die Kanzlei zu stellen, müssen Kanzleiinhaber langfristig denken”, betont Michael Wohlfart von der Kanzleibooster GmbH.

“Die Probleme der Kanzleien liegen nicht nur bei dem fehlenden Personal.”

“Eine Kanzlei braucht effiziente Prozesse und Strukturen, um bestehende Mitarbeiter zu entlasten und die Produktivität zu fördern”, ergänzt Bastian Schoder. Ein gut funktionierendes Sekretariat kann beispielsweise Aufgaben übernehmen, die keine spezielle fachliche Expertise erfordern. So wird Fachpersonal entlastet und kann sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Kanzleibooster GmbH: Analyse und Anpassung des Mandantenstamms für nachhaltige Effizienz

Vor allem aber gilt es, die Mandantenstruktur innerhalb der Kanzlei kritisch zu hinterfragen und Optimierungen vorzunehmen. “Wir arbeiten bei der Kanzleibooster GmbH zu diesem Zweck mit der sogenannten ABC-Analyse und analysieren so, welche Mandanten der Kanzlei guttun und welche nicht”, erklärt Michael Wohlfart. “In der Regel sind es nämlich immer die gleichen Mandanten, die durch ständiges, willkürliches Anrufen zusätzliche zeitliche Kapazitäten in Anspruch nehmen. Nicht selten führt ihre Betreuung auch zu negativen Deckungsbeiträgen.” Kanzleiinhaber müssen an dieser Stelle pragmatisch denken und sich von derlei kräftezehrenden Mandanten trennen. So wird nicht nur die Arbeitslast verringert, sondern es entsteht auch Raum für die Betreuung von höherpreisigen Mandanten, die im Gegensatz eine echte Partnerschaft anstreben und die fachliche Expertise der Steuerberater wertschätzen, erklären die Gründer der Kanzleibooster GmbH.

Fazit der Kanzleibooster GmbH

Mehr Personal mag oft als Lösung für überlastete Steuerkanzleien erscheinen, greift jedoch meist zu kurz. Die wahren Herausforderungen liegen schließlich vielfach in systemischen Schwächen wie ineffizienten Prozessen oder einer schlechten Mandantenstruktur. Neue Mitarbeiter können kurzfristige Entlastung bringen, adressieren aber nicht diese Kernprobleme und erzeugen zusätzliche Kosten und Organisationsaufwand. Eine nachhaltige Verbesserung erfordert daher die Optimierung bestehender Strukturen und Prozesse, bevor man eine Erweiterung des Personals in Erwägung ziehen kann, fassen Michael Wohlfart und Bastian Schoder von der Kanzleibooster GmbH zusammen.